Informační audit - o co jde?

S pojmy jako informační a znalostní management nebo informační potřeba se většina z nás již pravděpodobně setkala. Co ale znamená informační audit jako jeden z nástrojů znalostního managementu? Komu je určen a jak může být nápomocný pro řízení organizace?

Informační audit není natolik moderní výraz, jak by se mohlo na první pohled zdát. Jedny z raných definic můžeme v odborných zdrojích hledat už v sedmdesátých letech minulého století[1] a do dnešního dne jich vznikla široká řada. Za všechny si uveďme jednu z nich, kterou používá i Asociace informačního managementu[2].

Informační audit znamená: „A systematic examination of information use, resources and flows, with a verification by reference to both people and existing documents, in order to establish the extent to which they are contributing to an organisation's objectives[3].

Vzhledem k dlouhodobě rostoucímu významu využití informačních a komunikačních technologií nejen v životě jednotlivce, ale i organizací, roste také význam, který organizace přikládají efektivní práci s daty, informacemi a znalostmi. Informační audit je nástrojem, který se soustředí právě na tyto komodity uvnitř daného prostředí a který může organizacím napomoci v rozhodování o otázkách, jež souvisí se zpracováním a používáním informací. Proto se jeho využití neomezuje pouze na komerční subjekty, ale efektivitu práce může podpořit i v prostředí neziskovém či ve státní sféře.[4]

Cílem informačního auditu je tedy komplexní zmapování informačního prostředí konkrétní organizace, odhalení možných nedostatků a v důsledku návrh a implementace změn, které takové organizaci pomohou lépe dosahovat jejích záměrů. Zatímco starší pojetí tohoto nástroje vidělo jako hlavní složku auditování popsat všechny dostupné i chybějící informační zdroje a jejich vlastnosti, novější chápání tohoto procesu vnímá jako automatickou součást auditu i analýzu informačních toků - od koho a kam informace putují a taky jakými kanály.[5] Jako složku auditu můžeme vnímat i zkoumání externí komunikace mimo organizaci a to, do jaké míry je v souladu s firemní identitou a image.

Jedním z klíčových aspektů při realizaci informačního auditu je zvolená metodologie. Stejně jako definice celého procesu se i názory a návrhy na jeho provádění různí a vzniklo jich za poslední desítky let několik. Tato neexistence jednotného standardního postupu je na jedné straně vnímána problematicky kvůli složitosti výběru vhodné metodologie pro konkrétní záměr. Na straně druhé se ovšem jednotlivé organizace svým informačním prostředím, potřebami a cíli natolik liší, že je otázkou, zda-li je univerzální metodologie informačního auditu reálná a smysluplná.[6]

Pokud si přeci jen budeme chtít obecně přiblížit fáze, se kterými se při auditu pracuje, můžeme využít modelu Susan Henczel:

Obr. 1[7]

Při realizaci informačního auditu je důležité si uvědomit, že výzkumná data, která nás zajímají a která budeme analyzovat, pocházejí z více zdrojů. Můžeme mluvit jak o přehledu dostupných informačních zdrojů či údajích z využívaných informačních systémů, tak i o potřebách a názorech lidí, například zaměstnanců, kteří s informacemi pracují a kteří je pro svůj pracovní výkon potřebují. Proto se audit věnuje také výzkumu s využitím dotazníků nebo třeba focus group metod.[8]

Výsledky analýz a návrhy doporučení se při zpracování auditu dostanou do rukou nejčastěji manažerům a vedoucím pracovníkům organizace, kteří si tak mohou lépe odpovědět na otázky typu „Máme všechny informační zdroje, které naši pracovníci potřebují?”, „Funguje efektivně komunikace mezi našimi odborníky na tuto či onu činnost?” nebo „Umí a chtějí naši pracovníci zacházet s tímto systémem pro správu dokumentů?”. Na základě výběru a implementace doporučení potom mohou být informační prostředí, politika a strategie lépe přizpůsobeny činnostem jednotlivých pracovníků i cílům celé organizace.

 

Použité zdroje

BOTHA, Hannerí a J. A. BOON. The Information Audit: Principles and Guidelines. Libri [online]. 2003, vol. 53, s. 23-38 [cit. 2014-02-23]. ISSN 0024-2667. Dostupné z: http://librijournal.org/pdf/2003-1pp23-38.pdf.

BUCHANAN, Steven a Forbes GIBB. The information audit: Role and scope. International Journal of Information Management [online]. 2007, vol. 27, issue 3, s. 159-172 [cit. 2014-02-23]. DOI: 10.1016/j.ijinfomgt.2007.01.002. Dostupné z: http://linkinghub.elsevier.com/retrieve/pii/S0268401207000059.

DOMBROVODSKÁ, Michela, Petr OČKO a Petr ZEMAN. Informační audit – cesta k rozvoji znalostní organizace. Ikaros [online]. 2005, roč. 9, č. 9 [cit. 2014-02-23]. ISSN 1212-5075.Dostupné z: http://www.ikaros.cz/informacni-audit-%E2%80%93-cesta-k-rozvoji-znalostni-organizace.

HENCZEL, Susan. The information audit as a first step towards effective knowledge management: An opportunity for special librarian. INSPEL [online]. 2000, vol. 34, no. 3/4, s. 210-226 [cit. 2014-02-23]. ISSN 0019-0217. Dostupné z: http://forge.fh-potsdam.de/~IFLA/INSPEL/00-3hesu.pdf.



[1] BUCHANAN, Steven a Forbes GIBB. The information audit: Role and scope. International Journal of Information Management.

[2] ASLIB - The Association for Information Managment - http://www.aslib.com/index.htm

[3] ORNA, Elizabeth, 1999 cit. podle BUCHANAN, Steven a Forbes GIBB. The information audit: Role and scope. International Journal of Information Management.

[4] DOMBROVODSKÁ, Michela, Petr OČKO a Petr ZEMAN. Informační audit – cesta k rozvoji znalostní organizace. Ikaros.

[5] BUCHANAN, Steven a Forbes GIBB. The information audit: Role and scope. International Journal of Information Management.

[5]

[6] BOTHA, Hannerí a J. A. BOON. The Information Audit: Principles and Guidelines. Libri. s. 32.

[7] HENCZEL, Susan. The information audit as a first step towards effective knowledge management: An opportunity for special librarian. INSPEL. s. 217.

[8] HENCZEL, Susan. The information audit as a first step towards effective knowledge management: An opportunity for special librarian. INSPEL. s. 220.

Fotogalerie

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

0 komentářů

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback