Inspiromat: pět nástrojů pro time management

Správa a organisace času je téma, se kterým se musí člověk potýkat v podstatě celý život – ať již jako student, manažer, učitel, vědec nebo třeba rodič. Článek představí pětici nástrojů pro time management, z nichž každý přistupuje k problematice jiným způsobem.

TRELLO

Služba Trello vychází z metodologie Kanban a slouží jako virtuální nástěnka jak pro jednotlivce, tak také pro celé týmy nebo společnosti. Většině lidí bude dostačovat základní bezplatná varianta, ale samozřejmě je zde možnost si připlatit.

 

Princip je relativně jednoduchý - na jedno místo - nástěnku - jsou připínány “úkoly” či témata, která se řeší, lze pod nimi diskutovat, sdílet je atp. Každý takový objekt je vlastně kartou, kterou je možné různě přesouvat. Mohou obsahovat text, odkazy, obrázky a řadu dalších dat, která z Trello udělá výkonný informační či manažerský systém, který rozhodně stojí za vyzkoušení.

REMEMBER THE MILK

Zřejmě největší a nejnavštěvovanější je Remember The Milk, který do značné míry čerpá z metody Mít vše hotovo (GTD). Práce s ním je velice jednoduchá. Po registraci lze hned zadávat jednotlivé úkoly, které má člověk splnit. Podle zmíněného přístupu k time managementu není lidský mozek dobrým místem na pamatování si věcí, které má dělat. Myslet na úkoly vede ke stresu a snížené motivaci. A právě proto je dobré využít nástroje jako je právě Remember The Milk, který to zařídí za vás.

Na první pohled vše vypadá jako obyčejný úkolníček či ToDo list, do které si můžete zapisovat úkoly dle jednotlivých témat – studium, práce, osobní atp. Mimo to lze ke každému úkolu přiřadit řadu dalších užitečných informací jako je relevantní odkaz, datum, kdy má být úkol zrealizován nebo třeba priorita. Další zajímavostí je možnost vytváření poznámek, které se k danému úkolu vztahují, takže člověk může mít vše pohromadě a kdykoli k dispozici.

Jednotlivé úkoly lze navíc sdílet s dalšími uživateli a tak vést malý týmový projekt nebo komunikovat v rámci kanceláře. Systém zvládá také upozornění na blížící se události prostřednictvím e-mailu, SMS nebo zprávy na IM. Díky tomu se z něj stává ideální nástroj na organizaci pracovních úkolů.

 

Celá aplikace je v češtině a zdarma. Pokud se ji člověk naučí pravidelně používat, jistě mu příjdou vhod také propracované klávesové zkratky a řada dalších drobností, které dělají z Remember The Milk velice dobrý a kvalitní nástroj.

 

GANTTER FOR GOOGLE DRIVE

Google Drive není jen místem, které umožňuje tvořit a editovat dokumenty od Google, ale nabízí také podporu infrastruktury pro další aplikace. A jednou z nich je Gantter for Google Drive, což je jednoduchý nástroj na správu projektů. Hodí se především tam, kde se ve firmách používají Google Apps a organisace hledá jednoduchý rychlý nástroje na řízení.

 

Základní struktura je prostá; celý program je složený ze tří základních modulů, které se vzájemně prolínají. Prvním jsou úkoly, které slouží jako Ganttův diagram, je na nich jednoduše vidět, kdo má úkol v rámci projektu na starosti, v jaké je fázi řešení a také co mu předcházelo a kdy má být ukončen. Druhá záložka umožňuje spravovat zdroje (tedy práci a materiál) a poslední slouží pro organisaci kalendáře.

Jde o ideální aplikaci pro každého, kdo potřebuje řídit projekt, mít přehled o jeho plnění a práci jednotlivých osob, aniž by požadoval nějaké nadstandardní funkce či nástroje. Pro ty náročnější je určený Comindwork, který je taktéž zdarma.

 

Toodlero

Toodlero je nástroj na správu úkolů, který pracuje se seznam úkolů. Na rozdíl od Remember The Milk vychází z klasického odškrtávání úkolů a není spojen s metodou GTD. Aplikace je dostupná buď prostřednictvím webu nebo pro Android, iOS či BlackBerry systémy. Jednotlivé úkoly je možné pokročilým způsobem organisovat (práce se složkami, tagy, pod úkoly a řad dalších) a velice dobře je řešena také možnost spolupráce více uživatelů na jednom projektu.

 

Aplikaci je přitom možné velice pěkně použít jak pro jednoduchou organisaci úkolů, tak také pro pokročilý time management nebo řízení velkých projektů. K dispozici jsou také filtry, chodící upozornění, přehled nejdůležitějších a nejvíce spěchajících úkolů, plánování a řada dalších funkcí. Systém je možné si poměrně pečlivě přizpůsobit vlastním potřebám.

Tomato Timer

Pomodoro technique (autorem techniky je Francesco Cirillo) je jednou z nejjednodušších metod time managementu, kterou zvládne každý, nevyžaduje žádné speciální nástroje či dovednosti a lze s ní začít kdykoli. Základní myšlenka je jednoduchá – člověk se umí maximálně soustředit asi 25 minut, pak jeho pozornost, kreativita i pracovní tempo klesá a potřebuje přestávku. Celý pracovní den se tak rozdělí na bloky po 25 minutách, po nichž následuje 5 minut přestávky. Po každém čtvrtém je pak potřeba udělat přestávku delší – okolo čtvrt hodiny.

 

A přesně tento jednoduchý způsob organisace času podporuje jednoduchý nástroj Tomato Timer, do kterého se nemusíte ani registrovat. Na webu jsou jednoduchá tlačítka s odečítáním času – start, stop, reset – a dlouhou nebo krátkou přestávkou. Ovládání je triviální a pro Pomodoro technique skvěle připravené.

Autor: Michal Černý

Fotogalerie

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

0 komentářů

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback