Zpráva z konference CNZ 2010 aneb eArchivace na výsluní...

Zpráva z konference Co po nás zbude 2010 tentokrát s podtitulem eArchivace na výsluní... Na konferenci zazněly příspěvky zabývající se uchováváním elektronických dokumentů, technologiemi a legislativou s tím spojenou.

Ve čtvrtek 30. září 2010 proběhl v prostorách Národního archivu v Praze pátý ročník konference „Co po nás zbude 2010" tentokrát s podtitulem „eArchivace na výsluní...". Mezi nosná témata konference tradičně patřilo dlouhodobé uchovávání elektronických dokumentů, související legislativa, poprvé byl představen projekt SPOCS. Záštitu nad akcí převzala PhDr. Eva Drašarová, CSc., ředitelka Národního archivu.

Konference začala přivítáním zástupkyně Národního archivu, která předala slovo předsedovi pořádajícího sdružení CNZ Janu Heislerovi, který vysvětlil podtitul - nyní je na výsluní elektronické úřadování, na výsluní se tedy musí dostat i eArchivace. Zdůraznil, že nemáme stovky, ani desítky let. Taktéž připomněl novelu archivního zákona z loňského roku stejně jako fakt, že archiváři musí nutně spolupracovat s jinými obory.  

Zahájení konference

Po úvodu následoval příspěvek hlavního hosta Dina Esposita z italské privátní firmy InfoCert, mimojiné člena ETSI (Evropský institut pro normalizaci v telekomunikacích). Poprvé v České republice představil projekt Evropské unie SPOCS (Simple Procedures Online for Cross - Border Services), který má zjednodušit komunikaci prostřednictvím elektronických dokumentů v rámci evropské směrnice o službách (2006/123/EC Evropské směrnice o službách na vnitřním trhu) nejen stanovením pravidel a metod, jak používat elektronické dokumenty (dále e-dokumentů) v přeshraniční komunikaci v rámci EU. Směrnice byla implementována na konci roku 2009. Od 1. 1. 2010 začala fungovat jednotná kontaktní místa, která mají poskytnout informace pro podnikatele v oblasti poskytování služeb. Tím mají usnadnit vstup do podnikání začínajícím podnikatelům. Vedle představení projektu se Esposito dotkl i využívání elektronických dokumentů a jejich důvěryhodné výměny. Krátce představil viditelný elektronický podpis (př. Austrian visible signature: PDF-AS) a balíčkování elektronických dokumentů. Celou přednáškou se nesla myšlenka, že potřebujeme standardy.

Následně si vzal slovo Miroslav Širl z CNZ s krátkou přednáškou "Trendy v oblasti ukládání elektronických dokumentů", která navazovala v mnohém na hlavní přednášku a stručně představil i další přednášky. Širl kupříkladu SPOCS přirovnal k našim datovým schránkám. V současné době je expanze používání e-dokumentů, žádný kolaps se nekonal (již 60 mil. dokumentů pomocí eDelivery). E-dokument je nyní již nutnost. Širl poskytl i zajímavá čísla, např. největší počet e-dokumentů má justice -  až 40% podíl ze všech dokumentů, exekutoři díky 24% podílu velice uspořili (až několik milionů). K začátku srpna 2010 bylo provedeno 614 635 konverzí z elektronické do listinné podoby a 2 729 632 konverzí z listinné do elektronické podoby. Připomněl, že e-dokumenty přináší úspory (doprava, zaměstnanci apod.), úřady však úspory brzdí - nepustili jsme e-dokumenty do metodik a nadále musíme používat podle předpisů papírovou verzi. Je proto nutné mít podporu v legislativě, protože používání e-dokumentů je technologická expanze, která nejde zastavit.  

Slovo si vzal i Jan Heisler, který upozornil, že je zde setkání dvou světů. Pracovníci v oblasti spisové a archivní služby a pracovníci v oblasti informačních technologií. Je zde nutné spojení, ale vládne nechuť. Archiváři 21. století s mezioborovými znalostmi jsou velmi žádaný druh. Sdružení CNZ se snaží zvyšovat znalosti a popularizace profese record manager v ČR.

Další přednášku „Řešení archivace elektronických dokumentů v Rakousku" přednesla Ann Keen z firmy Tessella, jenž je světovou jedničkou v oblasti digitálních archivačních technologií. Právě firma Tessela a její produkt Tessella's Safety Deposit Box pro archivaci e-dokumentů pomohl s budováním Národního digitálního archivu v Rakousku. Keen představila řešení, kdy je dlouhodobé uložení dokumentů založeno na konceptu aktivního uchovávání, kde je automaticky prováděna následná správa uložených elektronických dokumentů.

Tessela poskytuje konzultace ohledně archivnictví britskému parlamentu, stojí za britským, finským, estonským či malajsijským národním archivem. Keen uvedla, že je důležitý soulad se standardy, ale nyní je bohužel standardů příliš mnoho.

Ann Keen a její přednáška

S příspěvkem „Ukládání elektronických dokumentů na Slovensku" přišla Mária Mrížová z Ministerstva vnitra Slovenské republiky. Sama nazvala Slovensko krajinou paradoxů. Podrobně pohovořila o používané i připravované legislativě týkající se elektronických dokumentů. Legislativa je podle ní po novelách dobrá, ale přísná. 

Věnovala se zejména zákonu č. 395/02 o archívoch a registratúrach. Zmínila povinnosti původců registratury (např. vedení řádné evidence záznamů, zabezpečení trvanlivosti registrovaného záznamu, zabezpečení ucelené a bezpečné uložení, zabezpečení řádné personální obsazení či odevzdání registratury odpovědnému zástupci). Cílem pozdější novely bylo nadefinování podmínek pro dokumenty, aby nebyl žádný rozdíl mezi papírovým a e-dokumentem. Též se dostala na odlišný pohled archiváře a IT pracovníka, kdy uvedla nedůvěru archiváře (IT pracovník na něj nadmíru tlačí). Výsledkem tohoto vztahu je ale nakonec hodnověrný elektronický archiv. Možnosti garance hodnověrnosti tohoto arcivu vidí v časových razítkách, elektornickém podpisu a systémech na dlouhodobé uložení edokumentů. Na konci se zmínila o slovenském Národním digitálním archivu, jehož projekt je momentálně zastaven, ale věří, že příští rok vyberou dodavatele.  

Výkonným ředitel ADOBE Systems pro Českou republiku a Slovensko Vladimír Střálka měl následně přednášku „Zkušenosti se zpracováním elektronických dokumentů přijatých z ISDS", ve které ukázal možnosti práce s e-dokumenty z datových schránek. Připomněl zákon č. 300/08 o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů a zákon č. 499/04 o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. Následně definoval e-dokument jako technologii, která dává digitální formě informace stejné vlastnosti, jako její na papír vytištěné podobě opatřené dalšími znaky pravosti, nezpochybnitelnosti atd. a umožňuje provádět stejné procesní úkony. Pokládal si otázku „Proč volit technologii PDF a softwarové prostředky Adobe pro procesy úřadů"? Odpovědí je, že PDF je jediný veřejný elektronický formát, který beze zbytku koresponduje s procesními potřebami organizace jako schválení, komentování, razítkování, předávání metadat ostatním systémům. Pracovník potřebuje jen Reader a dokument musí být aktivní. Následovala praktická ukázka s dokumentem, který lze okomentovat, přiložit další dokument atd. Jako příklad používání uvedl Ministerstvo spravedlnosti, které převádí desítky tisíc dokumentu denně. Upozornil, že Acrobat 10 zvládne formát PDF/A2.

Odpolední bloky

Odpoledne se konference rozdělila na 4 bloky, které čítaly dohromady 12 přednášek. V každém bloku se objevila prezentace firmy a další 2 přednášky. Účastníci se mohli přihlásit do jednotlivých bloků, šlo však i korzovat mezi bloky. Bohužel diskuze k přednáškám byla vždy až na konci celého bloku. CNZ snad jako v minulosti prezentace z přednášek vystaví na svých internetových stránkách (http://www.cnz.cz/konference-cnz).

Blok A

Slovinec Milan Selan z Národní společnosti pro informatiku přednesl příspěvek „Jak jdou na archivaci elektronických dokumentů ve Slovinsku", kde srovnával způsoby ukládání klasických a elektronických dokumentů v sekretariátu vlády Slovinské republiky.

Oskar Macek z Ministerstva vnitra ČR se oproti tomu v přednášce „Archivní legislativa v kontextu reálné praxe" věnoval praktickému provozu elektronických spisových služeb propojených na Informační systém datových schránek a s nimi spojené legislativní předpisy.

Pavel Nemrava z firmy Software602 přednesl „Zkušenosti s autorizovanou konverzí elektronických dokumentů", kterou se jeho firma zabývá.                      

Blok B

Jan Jelínek z Krajského úřadu Ústeckého kraje pohovořil na téma „Využití elektronických dokumentů v návaznosti na ISDS na Krajském úřadě". Věnoval se především jejich zkušenostem s příjmem a odesíláním e-dokumentů prostřednictvím Informačního systému datový schránek. Druhým nosným tématem byly informace o přípravě a realizací projektů, tzv. technologických center krajů. Jelínek si během přednášky pokládal zajímavé otázky jako „Jak konvertovat, když nejsem orgán veřejné moci?" (nelze konvertovat zdarma - musí na Czech point) nebo „Proč neumí Czech point ověřit zprávy s prošlým certifikátem a časovým razítkem" (nelze spojit certifikáty?).

David Zimandl a Radek Baloun z ICZ připravili přednášku „Nový koncept eDiscovery pro digitální archivy", ve které pohovořili o fenoménu indexace (indexace není jen o vyhledávání a zpřístupňování informací, ale inteligentní index je nedílnou součástí moderní informační infrastruktury). Představili technologii Autonomy na zpřístupňování digitálních archivů veřejnosti.  Jejím heslem je škálovatelnost, výkonnost a dostupnost. Klíčovou technologií je inteligent data operating layer - jedna platforma pro všechny typy informací  (slouží k připojení více jak 600 zdrojů)

Na Autonomy běží největší systémy na světě (miliony aktivních uživatelů). Případová studie byla provedana v Britském národním archivu, kde funguje intuitivní vyhledávání a online navigace ve více než 11 katalozích a databázích, přes více než 60 mil. aktivních dokumentů. Největším privátním e-archivem je právě archiv společnosti Autonomy (za 1 hodinu zpracující 3 mil. dokumentů), která byla založena v Anglii v roce  1996 a svůj úspěch rozjela algoritmem na rozpoznávání otisků.

Grafické zobrazení vyhledávání podle ICZ

Rudolf Hruška z firmy IBM představil přednášku s názvem „Informační HW infrastruktura pro dlouhodobé digitální ukládání". Nové generace datových úložišť přinášejí hardwarovou infrastrukturu speciálně navrženou pro dlouhodobé uložení digitálních dat ve formě objektů (data + metadata). „IBM Information Archive" je univerzální a vypořádá se základními věcmi vlastní archivace: jak dostat data do archivu, správa archivu (kompliance, uchování) a jak vytáhnout data z archivu aniž by se změnila (garantované úložiště - dokument nesmí být změněn - v IBM úložiště typu NENR = Non Erasable Non Rewritable). Jako datová média používá nejen pevné disky, ale integruje i páskové technologie.

V diskuzi několikrát zaznělo, že nutno zavést společný výkladový slovník, protože archiváři, veřejná správa a IT odborníci sice používají stejné termíny, ale s jinými významy.

Blok C

Ludvík Navrátil z firmy ORACLE a Marcela Rágulová z firmy Vodafone společně přednesli přednášku „Řešení eArchive ve společnosti Vodafone", ve  které představili jak technický návrh řešení a základní údaje o projektu implementace eArchivu, tak konkrétní výsledky včetně údajů o testování výkonu.

Radka Poláková a Zuzana Hájková z České správy sociálního zabezpečení se ve své přednášce „Elektronický dokument - radost nebo starost?" podělily o praktické zkušenosti s používáním elektronických dokumentů v ČSSZ (hodnocení provozu, kolik lidí s tím pracuje, proč se tolik práce vyplatí apod.).

Jiří Bříza z firmy Aplis se věnoval tématu „Práce s dokumenty a spisy na konci jejich životního cyklu", jak na procesy převodu dokumentů do spisoven, kroky zajištění platnosti elektronických dokumentů či jak prakticky na skartační řízení.

Blok D

Šíma Horymír z firmy CORPUS Solutions pohovořil o „Ochraně proti úniku citlivých informací z ERMS systémů".                  

Vladimíra Hloušková z firmy SEFIRA, předního dodavatele IT řešení a služeb na českém trhu, ve svém příspěvku „Používání časových razítek v praxi" osvětlila nejnovější situace v této oblasti, a to jak z pohledu legislativy a standardizace, tak  z pohledu současné praxe.

Koncept digitální archivace v hlavním městě Praze" měl, jako téma přednášky, Tomáš Dvořák z Archivu hlavního města Prahy. Zabýval se otázkou „Jaký dopad bude mít aktuální politika eGovernmentu na archivnictví v hlavním městě?".

Závěr

Konference byla jako každý rok velmi přínosná. Umožnila nahlédnout nejen na různá řešení e-archivace v České republice, ale díky zahraničním přednášejícím se návštěvníci mohli inspirovat i v zahraničí.

Téměř všemi příspěvky se nesla myšlenka, že je potřeba dodržovat standardy. Druhou myšlenkou či přáním byla mezioborová spolupráce.

Dárek pro účastníky konference

Fotogalerie

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

0 komentářů

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback