KPM - kurz projektového managementu

Případová studie Kurzu projektového managementu aneb Jak to všechno probíhalo.

Úvod

            Tato případová studie pojednává o vzniku e-learningového kurzu Projektového managementu (dále KPM) pro pracovníky knihoven, který vytvořila skupina studentů navazujícího magisterského studia Informačních studií a knihovnictví (Bc. Markéta Bočková, Bc. Lucie Staníčková,  Bc. Jana Zbranková Bc. Kateřina Pauerová, Bc. Tomáš Bouda, Bc. Tomáš Fendrich a Bc. David Koval) Filosofické fakulty Masarykovy univerzity v Brně v rámci předmětu Aplikační seminář I a II. Projekt je zaštítěn Kabinetem informačních studií a knihovnictví FF MU  Brně, jeho garantem je vedoucí KISKu PhDr. Petr Škyřík a role supervizora se ujala Mgr. Zlata Houšková z Národní knihovny.

KPM          

            KPM vznikl jako reakce na potřeby dnešní informační společnosti, která s sebou přináší zrychlení, permanentní změny a nové příležitosti. Jednou z nutných výbav knihovního personálu je také vzdělání v oblasti projektového managementu (dále PM). Tento kurz má podpořit a usnadnit zaměstnancům knihoven teoretický a praktický přístup k fenoménu projektu.

            Kurz je určen především zaměstnancům knihoven s regionálními funkcemi, tzn. knihoven krajských a velkých městských. Zároveň byl akreditován pod Kabinetem informačních studií a knihovnictví (KISK) na Filozofické fakultě Masarykovy univerzity Brno a bude nabízen i studentům celé Masarykovy univerzity.

            Hlavním cílem bylo vytvoření takového kurzu, který dostatečně vzdělá pracovníky knihoven v oblasti PM. Ti budou schopni orientovat se v této oblasti a samostatně realizovat projekt, který přispěje ke zvýšení úrovně informačních a knihovních služeb v České republice. Budou vyškoleni v oblasti tzv. hard skills (teoreticky i prakticky zvládat dílčí problematiku a metodiku specifických částí projektů) a  v oblasti tzv. soft skills (týmová spolupráce, umění prezentace, motivace či asertivní chování).

Podrobněji o realizátorech aneb kdo stojí za KPM    

            KPM je dílem skupiny studentů Informačních studií a knihovnictví, jak bylo řečeno v úvodu. Každý z nás je jedinečná osobnost, ale sám by nic nezmohl. Jen jako tým jsme dokázali vytvořit fungující e-learningový kurz. Jak jsme si rozdělili úkoly?

Bc. Markéta Bočková: vedoucí týmu

  • vedení týmu - APLS I+II (zadávání úkolů, jejich následná kontrola, motivace ostatních členů týmu)
  • příprava textové opory a testů dvou modulů soft skills
  • tvorba slovníku pojmů a seznamu použité literatury celého KPM
  • zajištění pilotního provozu kurzu, tutorování
  • vyhodnocení a uzavření pilotního provozu
  • porady

Bc. Jana Zbranková: specialistka na soft skills

  • návrh rozvržení kurzu v oblasti soft skills
  • příprava textové opory, testů a úkolů, slovníku pojmů a použité literatury tří modulů soft skills
  • natáčení čtyř videopřednášek soft skills
  • domlouvání a spolupráce s Mgr. Lukášem Bajerem

Bc. Lucie Staníčková: specialistka na hard skills

  • návrh rozvržení kurzu v oblasti hard skills
  • tvorba projektové zprávy
  • prezentace KPM na konferenci Infokon
  • příprava textové opory, testů a úkolů, slovníku pojmů a použité literatury tří modulů hard skills
  • natáčení čtyř videopřednášek hard skills
  • tutorování v pilotním provozu kurzu
  • příprava a prezentace KPM v Moravské zemské knihovně

Bc. Kateřina Pauerová

  • akreditace kurzu KPM pod KISKem
  • zjišťování možností akreditace pod Ministerstvem školství + schůzka s supervizorkou Mgr. Zlatou Houškovou
  • úprava projektové zprávy
  • úprava příspěvku do sborníku konference Infokon
  • příprava textové opory, testů a úkolů, slovníku pojmů a použité literatury dvou modulů hard skills
  • jednotná úprava textových opor hard i soft skills, kontrola překlepů, převedení do PDF
  • tutorování v pilotním provozu kurzu
  • kontrola úkolů a testů
  • úprava a kompletování závěrečné případové studie

Bc. Tomáš Bouda

  • tvorba projektové zprávy
  • prezentace KPM na konferenci Infokon
  • analýza Course Labu
  • příprava textové opory, testů a úkolů, slovníku pojmů a použité literatury dvou modulů hard skills
  • tvorba úvodního informačního modulu
  • tvorba videa metodou screencapture pro 7. modul
  • natáčení dvou videopřednášek hard skills

Bc. David Koval

  • tvorba loga KPM
  • zajištění prostor pro natáčení videopřednášek + spolupráce při natáčení
  • úprava prezentací a jejich převod do PDF
  • komunikace a spolupráce s Mgr. Lukášem Bajerem
  • návrh certifikátu
  • práce v  prostředí Moodlu

Bc. Tomáš Fendrich: technická opora

  • analýza softwaru na zpracování videopřednášek
  • analýza a práce v prostředí Moodlu
  • spolupráce při natáčení videopřednášek
  • úpravy videopřednášek + tvorba videoprezentací


Společná práce:

  • tvorba zprávy pro sborník konference Infokon a časopis Inflow

Příprava obsahové části hard skills

            Cílem částí hard skills v rámci KPM bylo seznámení účastníků kurzu s teoretickými poznatky z oblasti projektového managementu. Při tvorbě těchto výukových materiálů jsme kladli důraz především na poznatky, které by účastníci kurzu následně mohli uplatnit v praxi, při podávání žádostí o dotace, plánování a realizacích projektů v prostřední informačních a knihovnických služeb.

            Teoretické poznatky bylo nutné rozdělit dle jednotlivých modulů tak, aby na sebe souvisle a přehledně navazovaly a aby po absolvování kurzu účastník získal kompletní přehled o základní teorii a metodologii PM. Vzhledem ke sledu jednotlivých úkonů, které projekt doprovázejí a dle kterých jsou poznatky projektového managementu uspořádány ve většině odborných publikací z této oblasti, jsme zvolili variantu utřídění základní teoretické části (hard skills) dle jednotlivých životních fází projektu. V kurzu KPM se toto utřídění promítlo do následující posloupnosti modulů:

Modul 1: Obecný úvod do projektového managementu

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu se základní terminologií a vymezením důležitých pojmů (projekt, projektový management a jeho historie). Důraz je kladen také na význam projektového managementu vzhledem k aktuálnímu postavení a možnostem knihovnických a informačních institucí (tedy vlastně to, proč je vhodné projekty realizovat a jaké přínosy a výhody může mít aplikace postupů projektového managementu pro instituci jako takovou mít).

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod do projektového managementu
  • Historie projektového managementu
  • Hlavní výhody projektového managementu
  • Definice projektu
  • Projektový management
  • Úspěšně realizované projekty
  • Závěr

Modul 2: Zahájení projektu

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu s první fází projektového řízení, tedy zahájením projektu a s tímto souvisejícími postupy. Právě v této fázi je nezbytný proces iniciace projektu, tedy zvažování předmětu, hlavních i dílčích cílů projektu a možností, které se nám pro jeho realizaci nabízejí. Účastník kurzu je seznámen s teorií cyklu projektového řízení a jeho jednotlivými fázemi, osvojí si některé z metod zvažování alternativ nezbytných pro projektovou analýzu ve fázi iniciace projektu, např. SMART test, SWOT analýzu nebo analýzu negativních a pozitivních sil.

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod do zahájení projektu
  • Cyklus projektového řízení
  • Projektová analýza - proces iniciace, zahájení projektu
  • Závěr

Modul 3: Projektové plánování

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu se základními procesy doprovázejícími fázi projektového plánování. S touto fází souvisí zejména činnosti sestavování projektových plánů, plánu nákladů, rizik, kvality, dále sestavování projektového týmu, definování informačních kanálů a rozvržení dílčích úkolů v rámci stanovených časových harmonogramů. V závislosti na těchto činnostech je nezbytné osvojit si základní metody, které můžeme ve fázi plánování projektu účelně využít, patří sem např. GANNTův diagram, PERT diagram, CPM diagram, analýza požadavků 5M nebo metoda 5C.

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod do plánování projektu
  • Projektový plán - schémata plánování, obrázky
  • Proces definování předmětu projektu
  • Vytváření plánů
  • Plánování = proces zvažování alternativ
  • Závěr

Modul 4: Realizace projektu

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu se základními manažerskými činnostmi, které fázi realizace projektu doprovázejí. Modul objasňuje základní principy vedení projektového týmu, kontroly a řízení souvisejících procesů. Součástí modulu je uvedení do problematiky dokumentace projektu, konkrétně vypracování Zprávy o aktuální situaci projektu.

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod do realizace projektu
  • Základní činnosti - koordinace a kontrola
  • Manažerské činnosti
  • Závěrečné shrnutí

Modul 5: Vyhodnocení projektu

            Cílem modulu je seznámení účastníků s předmětem závěrečné vyhodnocovací fáze projektu. Modul uvádí základní činnosti, které doprovázejí proces uzavření projektu. Účastník kurzu má zároveň možnost nahlédnout do ukázky vzorových formulářů doprovázejících závěrečnou dokumentaci projektu.

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod do závěrečné fáze
  • Předmět uzavření projektu
  • Základní činnosti
  • Vyhodnocování projektu
  • Archivace a dokumentace postupů a zkušeností
  • Akceptační kritéria
  • Závěr - uvedení projektu do praxe

Modul 6: Financování projektu

            Cílem modulu je seznámení účastníků se základními možnostmi a příležitostmi čerpání prostředků pro financování projektu v prostředí informačních a knihovnických služeb. Modul uvádí některá z doporučení, která mohou účastníkům v praxi pomoci při maximalizování šancí na úspěch při podávání projektové žádosti.

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod - projekty v knihovnách
  • Projektová žádost
  • Možnosti financování
  • Závěrečná shrnutí

Modul 7: Softwarová podpora

            Cílem modulu je seznámení účastníků se softwarovými možnostmi, které lze použít pro projektový management v knihovnickém prostředí. V rámci modulu jsou dále rozebírány možnosti nástrojů a jejich výhody. Účastník kurzu získá přehlednou orientaci v jednotlivých nástrojích pro synchronní editaci obsahu dokumentu, nástrojích využitelných pro komunikaci, sdílení dokumentů, tvorbu GANTTova diagramu nebo také mentálních map.

Přehledová osnova modulu:

  • Úvod
  • Komplexní řešení pro týmy - groupware
  • Specifické nástroje projektového managementu
  • Nástroje pro synchronní editaci obsahu dokumentu
  • Nástroje pro komunikaci
  • Nástroje pro sdílení dokumentů
  • Sociální sítě
  • Závěr

            Výukové moduly KPM (s výjimkou Modulu 7, úvodního a závěrečného modulu, které nejsou v rámci předešlého rozboru uvedeny), jsou vždy tvořeny teoretickou částí hard skills a částí soft skills, která v rámci možností navazuje, doplňuje a  rozšiřuje poznatky z hard skills modulů o praktické kompetence.

            V rámci hard skills výukových materiálů jsou účastníkům k dispozici videopřednášky, textové opory, prezentace vhodné pro tisk a případně doplňující studijní materiály. Ukončení hard skills části je vždy podmíněno úspěšným absolvováním testu nebo vypracováním zadaného úkolu. Při jakýchkoli nejasnostech je účastníkům pravidelně v předem oznámených časech k dispozici online chat s tutorem.

            Nezbytnou součástí teoretické části hard skills byla vzájemná kooperace tutorů ve fázi přípravy i tvorby videopřednášek a dalších výukových materiálů, neboť mnohé z procesů se v rámci jednotlivých fází životního cyklu projektu prolínají. Na tvorbě obsahu teoretické části se podíleli tři členové týmu KPM. Poznatky byly čerpány z aktuální odborné literatury i praktických zkušeností tutorů, obsah byl tvořen s přihlédnutím k možnostem využití poznatků v oblasti informačních a knihovnických služeb.

Příprava obsahové části soft skills

Druhá část v rámci KPM je zaměřena na teoretické poznatky z oblasti soft skills. Tyto dovednosti jsou v současné době nezbytné pro každého zaměstnance v jakémkoliv profesním zaměření, tedy i v knihovnictví. Pomáhají lépe se přizpůsobit sociálním situacím na pracovišti, vyjednávat s lidmi a prosadit své názory, přednést a prezentovat své nápady a projekty, poradit si v krizových situacích či zvládat obtížnosti, např. při přijímacím pohovoru do nového zaměstnání.

Na přípravě výukových materiálů soft skills se podíleli tři členové týmu KPM, kteří se problematikou soft skills zabývají. Podle oboru zájmu si rozdělili jednotlivé moduly k rozpracování. Vytvořili veškeré výukové materiály v podobě textových opor, prezentace, videopřednášek  a dalších doplňkových materiálů. Se dvěma moduly nám vypomohl externí spolupracovním Mgr. Lukáš Bajer, specialista na prezentační dovednosti a time management. Celkem jsme vytvořili šest modulů soft skills, paralelně doplňující teoretické poznatky z oblasti hard skills. Snažili jsme se, aby jednotlivé moduly obou částí spolu souvisely a přinášeli široké znalosti k dané problematice.

Veškeré poznatky byly čerpány z rozsáhlé odborné literatury a z praktických zkušeností tutorů. K jednotlivým modulům byla vytvořena textová opora v rozsahu 12-20 stran a natočena krátká videoprezentace nejdůležitějších informací podporující efektivnější studium a zažití probrané látky. Připojeny jsou slovníky pojmů se stručně definovanými klíčovými hesly. Závěrečné vypravování úkolu nebo absolvování testu, tvořeného osmi uzavřenými otázkami s výběrem ze čtyř možných odpovědí, je nezbytné pro úspěšné ukončení každého modulu soft skills. Stejně jako u hard skills je při jakýchkoli nejasnostech účastníkům k dispozici online chat s tutorem.

Hlavním cílem části soft skills v rámci KPM bylo rozšíření a doplnění části hard skills, obsahující tzv. know how, o nezbytné teoretické poznatky z oblasti sociálních dovedností, které by mohly být účastníky následně využity na pracovištích. Rozvržení jednotlivých modulů soft skills je uspořádáno dle daných jednotlivých životních fází tvorby projektu. Obsahy částí hard skills a soft skills se občas velmi prolínají a nebylo možné přesné rozdělení (například u týmových rolí nebo u manažerských dovedností). Moduly soft skills v KPM byly rozvrženy v následné posloupnosti:

Modul 1: Základní charakteristika soft skills

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu s pojmem soft skills, jaké dovednosti jsou zde zařazeny a k čemu jsou užitečné sociální kompetence. Důraz je kladen na komunikační dovednosti - verbální a neverbální komunikaci a používané komunikační styly. Účastník je seznámen s principy manažerské etiky a významem jejího dodržování.

Přehledná osnova modulu:

  • Úvod do problematiky soft skills
  • Soft skills
  • Komunikační dovednosti
  • Manažerská etika
  • Závěr

Modul 2: Time management

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu s problematikou time managementu, tedy jak si správně naplánovat časové možnosti. Účastník se seznámí s metodami řízení času (TM 4. generace, analýza priorit, Paretův princip) a se zásadami správného plánování času. Součástí modulu jsou rady, jak vést efektivní poradu a správným způsobem delegovat povinnosti ostatních.

Přehledná osnova modulu:

  • Úvod do time managementu
  • Základní pojmy
  • Chyby v řízení času
  • Metody řízení času
  • Plánovací pomůcky (high and low tech)
  • Organizace práce
  • Efektivní porada
  • Delegování úkolů

Modul 3: Týmová práce, komunikace v týmu

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu se základními pravidly týmové práce, komunikace v týmu a motivace. Modul se zabývá procesem sestavení týmu, jeho výhodami a nevýhodami a úskalími týmové spolupráce. V rámci motivace se zaměřuje na význam a důležitost správné motivace členů týmu a dále také na motivační principy a faktory.

Přehledná osnova modulu:

  • Úvod do týmové práce
  • Tým
  • Týmová práce
  • Motivace
  • Závěr

Modul 4: Manažerské dovednosti

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu s osobností manažera - jeho rysy, s hlavními manažerskými rolemi a kompetencemi. Modul rozebírá manažera z několika hledisek, věnuje se komunikačním technikám a vedení lidských zdrojů.

Přehledná osnova modulu:

  • Úvod do manažerské profese
  • Manažer
  • Manažerské dovednosti
  • Manažerské role
  • Závěr

Modul 5: Asertivita

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu se základními pojmy asertivita, agresivita či pasivita. Modul nabízí návody a rady, jak efektivně prosazovat své zájmy bez omezování zájmů ostatních účastníků komunikace a jak se vyvarovat sporům a agresi na pracovišti.

Přehledná osnova modulu:

  • Úvod do asertivního chování
  • Základy asertivního chování
  • Asertivní práva
  • Asertivní metody
  • Příjímání a podávání kritiky a zpětné vazby
  • Komunikační zlozvyky - naslouchání a sdělování
  • Závěr

Modul 6: Prezentační dovednosti

            Cílem modulu je seznámit účastníky kurzu se základními technikami prezentování daného tématu. Zajímavá prezentace vytvořená odborníkem Mgr. Lukášem Bajerem nabízí pravidla, jak vytvořit efektivní prezentaci, co by měla obsahovat, jak ji zajímavě přednést a čeho by se měl přednášející vyvarovat. Součástí modulu je zadání vytvoření vlastní zajímavé prezentace.

Přehledná osnova modulu:

  • Úvod do problematiky prezentování
  • Příprava prezentace
  • Výběr a správné použití snímku do prezentace
  • Realizace prezentace
  • Závěr

Tvorba videopřednášek

            Nezbytnou součástí KPM jsou krátké videoprezentace k jednotlivým modulům, které pomáhají zorientovat se v problematice. Průvodci videopřednáškami jsou tři studenti z týmu KPM a jeden externista Mgr. Lukáš Bauer (viz Zajišťování a plánování externích zdrojů).

            Natáčení probíhalo ve Hvězdárně a planetáriu Mikuláše Koperníka v Brně. Výše zmíněná organizace nám poskytla jak prostory, tak techniku nezbytnou pro natáčení. Jeden z členů KPM je zároveň i zaměstnancem výše zmíněné organizace, proto jednání o poskytnutí prostor a techniky probíhala bez sebemenších problémů. Rádi bychom chtěli na tomto místě Hvězdárně a planetáriu Mikuláše Koperníka za vstřícnost poděkovat.

            Při natáčení jsme se setkali s několika problémy. Jeden z problémů, který jsme museli řešit hned první natáčecí den, byla kvalita ozvučení moderátorů spojená s kompatibilitou některých přístrojů. Dále jsme museli nalézt vhodné místo pro natáčení, aby byl moderátor dobře nasvětlen, aby šel dobře vidět, aby měl za sebou vhodné pozadí, a aby natáčení nerušily vnější ruchy. Nakonec jsme vše vyřešili tak, že neutrpěla příliš kvalita obrazu ani zvuku a natočená videa bylo možno v kurzu použít.

            Celkem na Hvězdárně proběhlo šest natáčecích dní, vždy v neděli, abychom nerušili pracovní chod hvězdárny. Natáčení probíhalo od března do června 2009. Jen pro představu náročnosti přípravy tohoto výukového materiálu: první natáčecí den jsme pracovali osm hodin, během kterých jsme natočili kolem patnácti minut čistého času.

Zajišťování a plánování externích zdrojů

            V rámci tvorby KPM jsme také spolupracovali s externisty, kteří nám byli nápomocni při vytváření obsahu kurzu. Díky předmětu Blok expertů jsme navázali spolupráci s Mgr. Lukášem Bajerem, se kterým jsme natočili dvě videopřednášky.

            První videopřednášku z oblasti prezentačních dovedností nazvanou „Jak připravit prezentaci"  jsme použili v šestém modulu a druhou přednášku z oblasti time managementu nazvanou „Jak mít vše hotovo? ... A ještě se cítit v pohodě" jsme použili ve druhém modulu KPM. Kromě výše zmíněných videoprezentací pro nás Mgr. Bajer vytvořil také dvě textové opory, ke každému tématu jednu.

            Mgr. Lukáš Bajer absolvoval obor anglický jazyk a český jazyk na PedF MU a jako pedagog působil na několika brněnských školách. Tématem time-managementu a především GTD se dlouhodobě věnuje jako respektovaný publicista. V současné době školí především pedagogické pracovníky v různých oblastech spojených se vzděláváním (vedle inovativních učebních metod i oblasti efektivního prezentování, vizualizace informací ve vzdělávání a time-managementu) na seminářích, z nichž některé akreditovalo i MŠMT (zejména semináře organizované Asociací českých daltonských škol). Patří mezi spolupracovníky české a slovenské sekce projektu Microsoft - Partners in Learning. V nakladatelství Jan Melvil Publishing, s.r.o. je šéfredaktorem serveru „Mít vše hotovo"[1] a současně odborným garantem publikací s tématikou osobního růstu. Dále se s ním ve virtuálním světě můžeme setkat na jeho blogu http://workaholic.bloguje.cz/

            O pomoc s natáčením videopřednášek Mgr. Lukáše Bajera jsme požádali dva studenty oboru Informační studia a knihovnictví, Evu Mlynářovou a Filipa Šubrta, kteří mají s podobným stylem natáčení zkušenosti z přednášek v rámci předmětu Blok expertů a dalších akcí. Oba studenti patří do týmu InHD, jenž působí při KISKu FF MU. Tým InHD disponuje také dvěma videokamerami, čímž nám odpadl problém s hledáním potřebné techniky. Eva Mlynářová a Filip Šubrt se postarali nejen o technickou stránku natáčení, ale také sestříhali a upravili hrubý záznam do finální podoby, který jsme nakonec použili v kurzu.  

            Natáčení dvou zhruba 25 minutových přednášek i s přípravou trvalo as tři hodiny a  probíhalo v učebně C01 na FF MU. Komunikaci se členy InHD, Mgr. Bajerem a také domluvu o pronájmu místnosti měli na starosti dva členové týmu KPM, David Koval a Jana Zbranková. Komunikace probíhala bez problémů a musíme ocenit profesionalitu, dochvilnost a připravenost Mgr. Bajera, Evy Mlynářové a Filipa Šubrta.

Technické zázemí kurzu, aneb, v čem to je uděláno?

            Aby náš kurz mohl být spuštěn, museli jsme si na začátku zvolit ten správný LMS (Learning Management Systém - systém pro řízení výuky), ve kterém by mohl náš kurz fungovat. Při letmém pohledu na zkušenosti zúčastněných se rýsovalo slovo Moodle. Rýsovalo se dost výrazně na to, abychom nakonec Moodle skutečně zvolili, tak jednoduché to ale zase nebylo.

            Předně - bylo potřeba zjistit, jakým způsobem se k systému vůbec dostaneme. Zvolit cestu vlastní instalace, nebo využít systémového času někoho jiného? Méně pracná se zdála druhá možnost, vsadili jsme na ni a nakonec nás náš favorit nezklamal - kurz je hostovaný na ELFu[2], tedy systému pro podporu e-learningu na FF MU. Trochu problematickým se ukázal být ne úplně dokonalý přístup k systému (a tedy nutná spolupráce s techniky při nahrávání větších souborů nebo zakládání uživatelských účtů), nicméně celkově jde o jasně pozitivní volbu.

            Souběžně s pokukováním po domově kurzu bylo potřeba vyřešit, jak zpracovat náplň. Z počátku jsme se poohlíželi po nástrojích pro editaci e-learningových kurzů (například eXe[3]), různým zkoušením však, přes jeho veškeré nevýhody, které spočívaly především ve WISYWIG editoru (který sice opravdu zobrazuje to, co zrovna vidíme, jen je někdy neskutečně komplikované tam dostat to, co skutečně chceme - s tím souvisí i neuvěřitelně složitý html, kód který za tím vším stojí), nakonec zvítězil Moodle samotný. Formátování podle představ do značné míry usnadní psaní textu přímo v editoru, operace kopírování a vkládání striktně přes Poznámkový blok nebo jiný odstraňovač všemožného formátování. Ale ani tak není úspěch zaručen a mnohdy je potřeba se ponořit do hlubin zdrojového kódu a zkoumat, proč je odsazena celá stránka a ne jen jedna odrážka.

            Hlavním úkolem po technické stránce však bylo udělat prezentace. Prezentace, které by byly co „nejmultimediálnější", ideálně, aby poskytovaly jak obraz přednášejícího, tak i prezentaci, nejlépe zároveň a se spoustou efektů. To vše při zachování co nejnižších nákladů. A hlavně, aby fungovaly v prostředí Moodlu. Ve výsledku bylo nutné v některých bodech ustoupit, nicméně řešení se ukázalo být relativně funkční.

            Hned na začátku bylo potřeba vyškrtnout řešení typu Articulate[4], protože náklady na licenci (cca 30 000 Kč) by byly daleko za limitem. Jediný dostupný nástroj, který uměl přesně to, co jsme po něm chtěli, byla (bohužel webová) služba Viddix[5]. Přijatelné peníze za licenci (cca 6000 Kč) však převážila nemožnost exportu a tím tedy vázanost na cizí servery (přičemž celý kurz už tak běží na „cizím" ELFu). Tím pravým nástrojem se nakonec stal Courselab[6]. Umožňuje tvorbu materiálů ve formě podobné klasickým prezentacím s možností vkládat interaktivní materiály - v našem případě videa s přednáškami. Ty se dají uložit ve formě SCORM[7] balíků, se kterými si ELF rozumí. V možnostech Courselabu je opravdu leccos, včetně možnosti skriptování (a tedy například postupného objevování prvků na snímku). Ta ale nakonec zůstala nevyužita, nezjistili jsme, jak provázat dění na snímku prezentace s děním na vloženém videu. Při jakémkoli zásahu do přehrávání videa (a možnost video posouvat jsme rozhodně chtěli) by se rozhodila synchronizace a nakonec by to více mátlo než pomáhalo.

            Jak již bylo uvedeno, videa se natáčela v prostředí Hvězdárny a planetária Mikuláše Koperníka v Brně. Prezentace se pohybovaly čistého času mezi dvěma a deseti minutami čistého materiálu, natočeno bylo podstatně více. Pro potřeby změny snímků prezentace tak, aby odpovídaly videu, bylo potřeba je rozkouskovat na segmenty dostatečné krátké na to, aby je pokryl jeden stručný snímek prezentace. Většina přednášek má zhruba osm částí. Tato videa bylo nutné převést do „rozumné" velikosti, tedy co nejideálněji zvolit kvalitu tak, aby bylo možné videa načíst i na pomalejším připojení k internetu. Nakonec má většina přednášek velikost někde mezi 30 a 50 MB, s odchylkami na obě strany.

            Veškerá práce s videem probíhala v programu Windows Movie Maker. Videa do přednášek jsme vkládali ve formátu FlashVideo, to proto, že fungoval spolehlivě, zobrazuje progress bar (ukazatele pozice) u načítání videa a celkově měl nejhezčí ovládací panel na posouvání a zastavování videa. Převod do formátu flv zařídil program MediaCoder[8]. Při vkládání snímků s informacemi vedle videa se opět ukázala nedokonalost WYSIWYG editorů, která měla za následek nejeden údiv po spuštění prezentace, která se v editoru zdála být bezchybná. Opět jsme museli zapomenout na kopírování formátovaných textů a přinejhorším bylo řešením pohrát si s html kódem.

            Celkově se po stránce technického zpracování podařilo vše rozfungovat. Sice asi ne úplně tak, jak jsme si ještě před zahájením samotné činnosti představovali, ale za daných podmínek a především při zohlednění nákladů (které byly rovny našemu investovanému času) rozhodně dostačující. Na druhou stranu, minimálně za úvahu stojí možnost zjednodušit si práci některým z profesionálních programů. Do jaké míry by výsledek ovlivnily, si ale netroufáme tvrdit.

Lidské zdroje z pohledu manažera týmu

            Bez lidského faktoru by KPM nemohl být realizován. Jak vidíme práci v týmu, jak se nám naše roční spolupráce vydařila?

            Sestavení projektového týmu z okruhu osob blízkých, se kterými jsme již spolupracovali, ukázal řadu výhod a bohužel také nevýhody. Jelikož jsme manažera volili až po vzniku týmu, odpadla možnost sestavit tým podle představ manažera. Naopak zde byla možnost využít znalosti o jednotlivcích a při rozdělování práce v týmu se jim již přizpůsobit, což bylo velmi důležité. Každý člen týmu má svá specifika týkající se jak týmových rolí, stylu práce, tak i časových možností atd. Všechny tyto informace bylo možno ihned zapracovat a využít v náš prospěch. Je také velmi důležité nastavit v týmu komunikační pravidla a jasně definovat, co od týmu očekáváte. I v týmu, který osobně dobře znáte, je nutno formální pravidla dodržovat, velmi usnadňují např. podávání negativní zpětné vazby, řešení nedodělků atd.

Role manažera nebyla v našem týmu od začátku striktně definována (což byla první velká chyba), spíše se stavěl do role organizátora a vzhledem k počtu členů byl zapojen do jednoho týmu tvůrců obsahu. Čas, který zabrala tvorba obsahu v kombinaci s delší nemocí neumožňoval důslednou kontrolu průběhu projektu a komunikaci s garantem. Je proto nutné, aby manažer měl dostatek času věnovat se činnostem, které nejsou pro tým na první pohled přínosem, jejich zanedbání však činnost týmu velmi zpomaluje a neumožňuje mu podávat takové výkony a výsledky jako při soustavném řízení, koordinaci činností a komunikaci s kompetentními osobami. Část řízení byla také na chvíli přenesena na osobu, která se na plný úvazek věnovala přípravě obsahu, čímž byla tato osoba také zpomalena. Výsledkem poté bylo zdlouhavé dohledávání aktuálního stavu projektu, sjednocování činností,  koordinace navazujících činností a pocit garanta, že se v projektu nic neděje, i když část týmu byla přetížena.

Z našich zkušeností vyplynulo, na co si dávat pozor:

  • Hlídat dodržování termínů, případně tím pověřit kompetentní osobu, jakékoliv zpoždění okamžitě řešit, aby se mu dalo příště lépe předejít. Jedna malá nedokončená činnost může nakonec brzdit celý tým.
  • Bez ohledu na osobní vazby kriticky zhodnotit schopnosti a možnosti členů týmu, jakékoliv pochybnosti ohledně odevzdané práce okamžitě řešit. Pokud si nejste jistí, je možno další postup konzultovat s garantem kurzu.
  • Komunikovat s garantem či supervizorem kurzu a pravidelně jej informovat o průběhu kurzu.
  • Do časového plánu rozhodně nepočítat měsíce během zkouškového období a prázdnin.
  • Při plánování náplně práce lidských zdrojů vytvořit dostatečné rezervy, které budou pokrývat neočekávané výpadky během nemocí či jiných delších nepřítomností. Práce pro méně vytíženou osobu se najde vždy a slouží k dalšímu rozvoji projektu. Jako záloha pro uvedené výpadky v týmu je tato osoba neocenitelná. Také je to možné řešit pracovní náplní, která může být v případě nemoci některého z kolegů pozastavena.

Co se povedlo:

  • Týmová spolupráce, soudržnost, i když jeden člen týmu nestíhal, další se nenechali stáhnout, pomohli, práce se bez problémů přerozdělovala.
  • Příprava textových opor, které vypadají profesionálně.
  • Příjemná grafika kurzu v Moodlu.
  • Sešel se skvělý štáb a odvážlivci a natočili skvělá videa.
  • Nikdy nám nechyběly nápady, vždycky byl spíš problém s jejich vybíráním.
  • Výborné zázemí - BaseCamp, rady a trpělivost garanta Petra Škyříka, pomoc supervizorky Zlaty Houškové.
  • I přes kombinovanou formu studia jsme dokázali zkoordinovat jednotlivé činnosti a vytvořit fungující KPM.

Pilotní provoz

            Vzhledem k tomu, že testovací verze a revize supervizora dopadla dobře, byl zahájen pilotní provoz kurzu. Proběhl v termínu 24.8.-7.9.2009 pro dvě vlny účastníků:

  • 1. účastníci pilotního běhu kurzu, kteří jej absolvovali vplném rozsahu a při splnění všech požadovaných testů, úkolů a závěrečného úkolu získali certifikát. Jednalo se o neziskové organizace, knihovny, učitele českého jazyka a externí lektoru. Jejich zpětná vazba sloužila pro zjištění potřeb účastníka, úpravu uživatelského rozhraní. Možnost sledovat jejich chování vkurzu včetně vyhodnocování zadaných testů a úkolů nám poté ukázala, které materiály nejvíce využívají, které testy jsou náročnější či naopak velmi jednoduché. Jednalo se o:
  • 1 neziskovou organizaci
  • 5 knihoven
  • 1 lektorka hard skills a tester e-learningových kurzů
  • 1 učitel českého jazyka

            Z této skupiny 9 osob se podařilo čtyřem kurz úspěšně dokončit. Šest studentů nám poskytlo zpětnou vazbu.

  • 2. metodičtí specialisté zKISKu a supervizor kurzu, kteří se vyjadřovali kobsahové skladbě kurzu zodborného hlediska. Zpětnou vazbu, kterou poskytli, jsme použili pro zkvalitnění, rozšíření a úpravu obsahové stránky kurzu.

            Přínos pilotního kurzu je možný rozdělit dle dvou hledisek:

ad 1 účastníci pilotního běhu kurzu

  1. Vyhodnocení chování a diskusí během pilotního provozu

            Během provozu jsme, jak již bylo výše uvedeno, sledovali chování jednotlivců v modulech. Různé metody zpracování přiložených materiálů nás nepřekvapili, někdo postupoval po modulech, jiný si vytisknul všechny materiály a poté studoval, co mu vyhovovalo. Tato problematika bude v ostré verzi ošetřena postupným zobrazováním jednotlivých  modulů.

            Také se již od začátku pilotu dalo odhadnout, kdo kurz pravděpodobně dokončí, a to dle času, délky připojení  a chování účastníka v kurzu. Vzhledem k tomu, že kurz bylo velmi náročné zvládnout za 14 dní, uvidíme, jaké výsledky přinese první ostrá verze kurzu, kdy jednotlivé moduly budou mít týdenní časovou garanci.

            Přes naši snahu se nám nepodařilo rozpoutat živější diskusi s účastníky a taktéž byl velmi malý zájem o služby tutora, i když v závěrečném dotazníků, někteří z účastníků uvádí pravý opak. Tutor byl v kurzu přítomen každý den na 1,5 hodiny a za 14 dní provozu jsme měli pouze 2 dotazy.

            Velmi nás překvapil, jak se potvrdilo i v dotaznících, velmi malý zájem o videoprezentace. Tuto situaci budeme konzultovat se supervizorem, protože ohledně videa jsme obdrželi zpětnou vazbu i od metodických specialistů.

B. Vyhodnocení závěrečného dotazníku

            Dotazník nám potvrdil některé skutečnosti, které jsme již pozorovali během pilotu (nezájem o videa, spokojenost s grafikou atd.). Některé odpovědi byly pro nás velmi překvapivé a budou s respondenty ještě konzultovány. Např. nás překvapila již zmiňovaná podpora tutorů, kdy si respondent stěžoval, že jí bylo málo. Pro přehled uvádíme otázky s vyhodnocenou odpovědí:

1. Grafická podoba kurzu je: velmi příjemná 100 %.

2. Uspořádání témat a materiálů v rámci jednoho modulu je:  přehledné 100%.

3. Studijní materiály jsou: dostatečné a srozumitelné 100%.

4. Ze studijních materiálů mi nejvíce vyhovuje: textová opora 50%, kombinace videoprezentace a textové opory 50%.

5. Ohodnoťte prosím náročnost úkolů (1 - velmi těžké, 5 - nenáročné): průměr 3,2

6. Napište nám, prosím, který úkol Vás nejvíce zaujal a který byl podle Vás nejméně zajímavý: 50% přijdou zajímavé všechny, pak se zde objevila stížnost na konkrétní úkol, který bude přehodnocen.

7. Podpora tutorů v kurzu je:  na odborné úrovni a dostatečná 67%.

8. Co by v kurzu mohlo být jinak? Obsahově, graficky....: účastníci si nejvíce stěžovali na délku pilotního provozu, malou přítomnost tutorů v kurzu a nevhodné časy jejich připojení. Líbí se grafika, uspořádání kurzu a kvalita obsahu.

9. Ohodnoťte prosím přínos tohoto kurzu pro Vaši praxi (stupnice 1-5, známkování jako ve škole): 1,5

10. Co se Vám nejvíce líbilo / co Vás nejvíce v kurzu zaujalo?  Nejčastěji kurz jako celek, doplňující materiály, kombinace metod výuky.

11. Postrádali jste v kurzu nějaké téma? Pouze rozšíření tématu o rozpočtu a dotacích.

12. Celkově kurz hodnotíte? (stupnice 1-5, známkování jako ve škole): 1,5

13. Doporučíte kurz kolegům? ANO/NE: ANO 100%

14. Pokud budete / nebudete kurz dále doporučovat, z jakého důvodu? Kurz je velmi přínosný, obsahuje velmi cenné informace bez nutnosti cestovat.

15. Jakou částku byste byli ochotni za účast v kurzu zaplatit?  průměrná cena 1 375 Kč.

ad 2. skupina metodických specialistů, kteří se, jak již bylo řečeno, vyjadřovali k odborné náplni kurzu.

            Metodici se věnovali obsahové stránce kurzu a velmi pozitivně ji hodnotili. Zaměřili se na:

  • obsahové zacílení tématiky
  • profesionalizaci videoprezentací
  • zaměření na pedagogicko-psychologické zákonitosti procesu učení pod vedením pedagogického pracovníka
  • revizi časové náročnosti kurzu (plánované studijní délky budou prodlouženy)
  • rozšíření tématiky o hodnocení konkrétních projektů, informace od hodnotitelů projektu atd.

            Veškeré získané informace jsou nyní vyhodnocovány v rámci týmu a je z nich připravován podklad pro supervizora kurzu. Na základě dalších jednání bude upravena závěrečná podoba kurzu a dohodnut termín prvního oficiálního spuštění kurzu.

Závěr

            Vdechli jsme život e-learningovému kurzu projektového managementu. Žije si svým životem, ale jeho základní funkce jsou stále pod naší kontrolou. Co kdyby potřeboval resuscitovat. Pupeční šňůra byla sice úspěšně odstřižena, ale přeci jen, my se od něj jen tak neodstřihneme. Naše myšlenky budou ještě dlouho plné událostí, které vedly k jeho zrodu, plné příprav, tvorby materiálů, natáčení videoprezentací, zkoumání softwarů, shonu, stresu z termínů, ale také týmové práce, vzájemné pomoci, porozumění.... a radosti z dobře odvedené práce, která poslouží knihovníkům ke zlepšení služeb veřejnosti realizací jejich vysněného projektu.


[1] http://www.mitvsehotovo.cz/

[2]    Http://elf.phil.muni.cz

[3]    http://sourceforge.net/apps/trac/exe/wiki

[4]    http://www.articulate.com

[5]    http://www.viddix.com/

[6]    http://www.courselab.com/

[7] standard pro publikování obsahu e-learningových kurzů

[8]    http://mediacoder.sourceforge.net/

Fotogalerie

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

0 komentářů

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback