Standardy projektového managementu a projekt PARTSIP

Článek je věnován tematice projektového řízení se zvláštním důrazem na světové standardy projektového managementu, zejména standard PMBoK. Autorka uvádí základní okruhy problémů při plánování či realizaci projektů, které lze vhodnou aplikací uvedených standardů řešit, příp. jejich výskytu předcházet. Článek zároveň odkazuje na semináře a workshopy, které budou k problematice projektového managementu mezi informačními profesionály pořádány v rámci projektu PARTSIP.

Standardy projektového managementu jsou pro většinu informačních pracovníků doposud méně známou oblastí, a to navzdory skutečnosti, že v rámci svých pracovních aktivit jsou běžně vystaveni nutnosti plánovat, obhajovat a realizovat projekty nejrůznějšího charakteru, případně se na nich podílet jako poskytovatelé informační podpory projektových týmů. Přitom znalost a aplikace těchto standardů může v praxi významnou měrou přispět ke zvýšení efektivity a úspěšnosti realizovaných projektů a zamezit výskytu či dopadu velké řady problémů, které často realizaci projektů provázejí. Mezi tyto problémy lze bezpochyby zařadit:

  • nevhodné či nepřesné stanovení cílů, nejednoznačná formulace smyslu, cílů a výstupů projektu,
  • nesprávné odhady pracnosti, podcenění odhadů spotřeby zdrojů, příp. opomenutí některých oblastí zpracování,
  • podhodnocení náročnosti projektů s dopadem do rozpočtu a harmonogramu projektu,
  • uspěchané zpracování projektových plánů za účelem předložení projektu k posouzení ve stanoveném termínu (např. granty),
  • chyby ve formálních požadavcích na předkládaný projekt (opět zejm. v případě grantů)
  • chyby v komunikaci v rámci i vně projektových týmů,
  • nejasné rozdělení odpovědnosti a pravomoci rozhodovat,
  • mezilidské spory a konflikty,
  • nedostatečný systém řízení projektových rizik,
  • nedostatečná kontrola kvality v průběhu životního cyklu projektu,
  • podcenění rozsahu a náročnosti dokončovacích prací,
  • nepřesnosti ve formulaci naplnění cílů projektu, příp. akceptačních procedur,
  • nedostatečná dokumentace projektu, zejména s ohledem na evidenci a opětovné využití získaných zkušeností,
  • chybějící zpětná vazba a evaluace projektu.

Mezi celosvětově nejvýznamnější standardy projektového managementu patří zejména:

  • standard A Guide to Project Management Book of Knowledge (dále jen PMBoK®Guide) - vyvinutý a rozvíjený profesní organizací projektových manažerů Project Management Institute (PMI),
  • ICB International Competence Baseline - spravovaný mezinárodní organizací International Project Management Association (IPMA),
  • standard PRINCE 2 (Projects in Controlled Environment) - spravovaný APM Group, Ltd. - tento standard je zejména oblíbený ve Velké Británii, zemi svého původu,
  • ISO 10006 (Řízení jakosti, směrnice pro management kvality v podniky zaměřený na procesy projektového managementu).

Společným cílem všech uvedených standardů je maximalizace úspěšnosti a efektivity projektů prostřednictvím komplexního systémového přístupu a integrovaného řízení všech částí projektu. Zatímco smysl je tedy stejný, forma naplnění tohoto cíle se do jisté míry liší.

Zatímco standardy PMI nebo PRINCE 2 jsou postaveny na procesním přístupu k řízení projektu v celém jeho životním cyklu, standard IPMA upřednostňuje přístup kompetenční, který je více než na přesnou podobu u definovaných procesů a jejich konkrétní aplikaci, zaměřen na „schopnosti a dovednosti projektových manažerů a členů jejich týmů." Lit 4

Norma ISO 10006 je na rozdíl od ostatních uvedených standardů považována odbornou veřejností za velice obecný a neúplný pokus o standardizaci dané problematiky.

Pro účely využití metod projektového managementu v informačních institucích je však podstatná zejména znalost procesního modelu, toků a vazeb, které jsou nejsrozumitelněji vyjádřeny ve standardu PMBoK®Guide.

Standard PMBoK®Guide

Standard PMBoK®Guide byl poprvé vydán v roce 1987 a poté byl ještě třikrát revidován a doplňován. Poslední platná verze je tedy čtvrtým vydáním, v kompletním znění je však dostupné pouze členům asociace PMI. Autorka tohoto článku tedy vychází z PMBoK®Guide v.3.0.

Účelem tohoto standardu je poskytnout co nejúplnější náhled na různé aspekty projektového managementu v celé jeho šíři, přičemž si zachovává obecný přístup, tzn., že je aplikovatelný v různých profesních specializacích (IT, stavebnictví, bankovnictví atd.). Standard je samozřejmě možné, ba nutné přizpůsobit prostředí a podmínkám, ve kterém má být v praxi aplikován tak, aby bylo dosažení optimálních výsledků.

Standard PMBoK®Guide chápe projektový management jako „specifickou skupinu souběžně působících, vzájemně navazujících nebo se podmiňujících procesů s relativně omezenou dobou trvání, která je zaměřena na splnění stanovených cílů projektu s přidělenými zdroji a limity pro jejich čerpání." Lit 3

PMBoK®Guide je členěn na tři základní sekce:

  1. úvodní sekce tzv. „framework", v jehož rámci je stanoven účel dokumentu, jeho uživatelské určení a základní definice kategorie projektový management,
  2. sekce se zaměřuje na procesy projektového managementu v průběhu celého jeho životního cyklu,
  3. poslední sekce je věnovaná znalostním oblastem, které jsou aplikovány v rámci procesů uvedených výše.

Procesy PMBoK®Guide

PMBoK®Guide definuje pět základních skupin procesů (zahájení, plánování, koordinace, kontrola a uzavření). Model vzájemné interakce a prolínání těchto procesních skupin v průběhu životním cyklu projektu je znázorněn následovně:

 

Převzato z PMBoK®Guide 3.0, lit. 2

Uvedené procesní rodiny jsou dále navázány na devět oblastí znalostí, které představují nejvýznamnější část standardu. Metodologie popisuje vzájemné vztahy mezi procesy a znalostmi, pro veškeré procesy a procesní kroky jsou definovány vstupy, výstupy a nástroje transformace (úkony, metody, techniky).

Znalostní oblasti PMBoK®Guide

Mezi znalostní oblasti PMBoK®Guide patří:

Řízení koordinace a integrace projektu

Klíčová znalostní oblast zaměřující se na metodiky a techniky spojené s plánováním a realizací projektu se zvláštním akcentem na provázanost jednotlivých procesů, procedur a technik v rámci projektu a na integrované řízení změn v rámci celého projektu. Řízení projektových změn je popsáno od okamžiku iniciace změny, resp. vypracování žádosti na změnu až po následnou kontrolu a koordinaci dopadů změny (do rozsahu, rozpočtu, harmonogramu, zdrojů, kvality atd.)

Řízení rozsahu projektu

Tato znalostní oblast definuje pět procesních fází stanovení rozsahu projektu:

  • plánování způsobu stanovení rozsahu projektu (jak bude rozsah projektu plánován, verifikován, kontrolován atd.),
  • definování rozsahu (zpracování detailního popisu rozsahu projektu),
  • zpracování detailního rozkladu pracovních úkonů - tzv. WBS rozklad pracovních úkonů nutných k naplnění stanoveného rozsahu,
  • verifikace rozsahu (formální schválení rozsahu projektu),
  • kontrola změn rozsahu (vyvolaných vnitřními či vnějšími činiteli projektu).

Řízení času

    Zahrnuje procesy zaměřené na včasnou ukončení projektu v souladu se schváleným harmonogramem.

    • definice činností (rozpracování detailního rozkladu činností nezbytných pro dosaženích projektových cílů, a to na úroveň základních pracovních kroků aplikací metody WBS /workbreakdown structure/,
    • sekvenční uspořádání činností (využitím technik síťových diagramů - PDM: Precedence Diagramming Metod, Gantt diagramů atd.),
    • odhady druhu, kvality a kvantity potřebných zdrojů,
    • odhady trvání, resp. pracnosti jednotlivých aktivit (na základě expertních odhadů, příp. zkušeností z minulých projektů),
    • vytvoření harmonogramu (vč. aplikace metody Critical path aj.), doporučuje se použití softwarových nástrojů např. typu Microsoft Project Standard),
    • kontrola harmonogramu.

    Řízení finančních toků

    Procesy v této znalostní kategorii se zaměřují na tři základní oblasti:

    • odhady nákladů,
    • vypracování rozpočtu projektu vycházejícího z podrobného rozpisu prací, odhadů nákladů na zdroje, a to v celém životním cyklu projektu,
    • kontrola finančních toků v průběhu projektu, za pomoci aplikace metod Earned Value, umožňující důkladnou kontrolu finančního zdraví projektu.

    Řízení kvality

    Tato znalostní oblast se zaměřuje na zajištění kvality v průběhu projektu ve smyslu plánování, monitoringu, kontroly a měřící úkolů, a to takovým způsobem, aby bylo zajištěno naplnění potřeb, pro které je projekt realizován. V této znalostní kategorii jsou stanoveny tři základní procesy:

    • plánování kvality - identifikace standardů kvality, které jsou relevantní výstupy a cíle projektu a stanovení prostředků, kterými může být těchto kvalitativních stavů dosaženo,
    • realizace kontrolních mechanismů v souladu s připraveným plánem,
    • kontrola kvality výstupů projektu v souladu s vybranými standardy.

    Za hlavní nástroje řízení kvality jsou považovány např. analýza benefitů/nákladů, benchmarking atd. Na tyto nástroje standard pouze odkazuje, sám je detailněji nerozebírá.

    Řízení lidských zdrojů

      Oblast se zabývá aplikací relevantních metod personálního managementu v projektovém prostředí a je rozdělena na následující procesy:

      • plánování lidských zdrojů (identifikace a dokumentace rolí v rámci projektu, přiřazení zodpovědnosti za vymezené části projektu a zejména stanovení vazeb mezi těmito prvky),
      • získávání lidských zdrojů (získávání a školení nových členů týmu, zajištění předání a dostupnosti všech potřebných zdrojů a informací nutných pro snadnou integraci do projektového týmu),
      • ustanovení projektového týmu (posílení kompetencí členů projektových týmů za účelem zvýšení efektivity a výkonnosti projektového týmu),
      • vedení týmu (monitoring výkonnosti, poskytování zpětné vazby, řešení konfliktů atd.).

      Řízení komunikace

        V této části jsou definovány způsoby nastavení komunikačních toků nejen v rámci projektových týmů, ale vůči všem zúčastněným stranám, a to prostřednictvím formalizovaných komunikačních procedur. Zároveň stanovuje pravidla reportingu (zpracování zpráv o stavu projektu). V rámci této oblasti jsou definovány procesy:

        • plánování komunikace,
        • distribuce informací,
        • reportování a monitoring stavu projektu
        • řízení vztahů se zadavateli, investory.

        Řízení projektových rizik  

          Tato znalostní oblast se zabývá procesy souvisejícími s tvorbou plánu řízení rizik, a to zejména s identifikací rizik, kvantitativní a kvalitativní analýzou rizik a jejich ohodnocením, vytvořením strategie pro zvládnutí rizik (zajištění, snížení dopadu či eliminaci rizik) a jejich následnou kontrolu. Podtrhuje význam plánu řízení rizik a jeho pravidelné aktualizace v průběhu realizace projektu.

          Řízení dodávek

            Smyslem této znalostní oblasti je stanovení postupů pro řízení dodavatelských vztahů za účelem zajištění včasné a úplné dodávky od subdodavatelů. Zahrnuty jsou procesy:

            • vytvoření plánu nákupů a akvizic - výstupem tohoto procesu je soupis oblastí, které bylo rozhodnuto zajistit prostřednictvím dalších partnerů,
            • příprava smluvních ujednání - dokumentace požadavků na výsledný produkt, identifikace potenciálních dodavatelů,
            • zpracování žádostí o předložení nabídky,
            • výběrové řízení, vyhodnocení nabídek, výběr dodavatele a vyjednání smluvních podmínek,
            • administrace smluv, vč. monitoringu a dokumentace způsobu zajištění dodávky, řešení změnových požadavků atd.,
            • uzavírání smluv - kompletace dodávky v souladu se smluvními podmínkami, ukončení smlouvy v souladu s nastavenými předávacími procesy.

            Semináře PARTSIP

            Jak je vidět na výše uvedených základních principech jednoho ze standardů, projektový management je skutečně komplexní manažerská disciplína s detailně rozpracovaným metodickým rámcem. Šíření osvěty o standardech projektového managementu, resp. jeho procesních principech a modelech mezi informačními profesionály je jedním z cílů projektu PARTSIP (Partnerská síť informačních profesionálů), který byl zahájen na konci roku 2009 pod vedením Kabinetu informačních studií a knihovnictví Masarykovy univerzity (KISK MU) v Brně. V rámci tohoto projektu je problematika projektového managementu zařazena mezi jednu z cílových oblastí. Hlavním důvodem zařazení této specializační disciplíny do rámce projektu byl právě rostoucí význam znalostí metod a standardů projektového managementu v profesním životě informačních profesionálů i knihovníků.

            V rámci projektu budou pro informační specialisty pořádány odborné semináře, na kterých se budou moci mimo jiné seznámit i s metodikami projektového managementu právě v duchu standardu PMBoK®Guide. Bližší informace o připravovaných seminářích a workshopech budou zveřejněny na stránkách časopisu Inflow i na webových stránkách projektu PARTSIP www.partsip.cz.

            Literatura:

            KERZNER, H. Project Management, A Systéme Approach to Planning, Scheduling and Controlling. New York : Wiley, 1998. 6th Ed.

            A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK®Guide). Newton Square : PMI. 2004. 3rd Ed.

            SVOZILOVÁ, A. Projektový management. Praha : Grada Publishing, 2006. 353 s.

            DOLEŽAL, J., MÁCHAL, P., LACKO, B. Projektový management podle IPMA. Praha : Grada Publishing, 2009. 507 s.

            Fotogalerie

            Líbil se vám článek?
            Stáhnout článek v PDF

            0 komentářů

            Přidat komentář

            (If you're a human, don't change the following field)
            Your first name.
            (If you're a human, don't change the following field)
            Your first name.

            Přečtěte si také

            Přihlášení Registrace
            RSS Facebook Twitter YouTube
            Zobrazit standardní verzi webu

            Taky děláme

            Feedback