Implementace a provoz systému Verde na Univerzitě Karlově v Praze

Příspěvek informuje o Verde - systému pro správu elektronických informačních zdrojů, průběhu jeho implementace a provozu na Univerzitě Karlově v Praze. V závěru příspěvku jsou popsány fáze životního cyklu elektronických informačních zdrojů. U každé fáze jsou zmíněny výhody systému pro knihovníky UK.

Krátce o Verde

Verde je produkt společnosti Ex Libris, představuje jediný vstupní bod pro administraci všech přístupných elektronických informačních zdrojů (dále jen EIZ) a umožňuje jednoduše spravovat složité procesy, které jsou pro EIZ charakteristické. EIZ procházejí životním cyklem, jehož fáze systém Verde sleduje a nabízí knihovníkům ušetření času a nákladů na EIZ, snadnou orientaci v obrovském množství informací o EIZ a automatizaci stále se opakujících činností. Na design systému měla velký vliv DLF ERMI (Digital Library Federation Electronic Resource Management Initiative), jejíž doporučení a standardy jsou v systému respektovány, především v licenčním záznamu. Verde je nástroj pro knihovníky, avšak pro integraci s dalšími systémy má jednoznačně definované webové služby (SOAP).

Verde má tyto charakteristické vlastnosti:

  • obsahuje komplexní znalostní bázi EIZ, Verde proto lze snadno nakonfigurovat a obratem provádět správu elektronických kolekcí,
  • poskytuje podporu konsorcií různých typů, sdílení informací napříč konsorcii i autonomní správu dat,
  • má otevřenou architekturu, podporuje plnou interoperabilitu založenou na webových službách (SOAP),
  • archivuje data související se správou EIZ včetně licenčních a akvizičních záznamů.

Verde na Univerzitě Karlově v Praze

Systém Verde byl instalován na server Univerzity Karlovy v Praze (dále jen UK) začátkem roku 2007. Následně téměř rok probíhala implementace systému, která spočívala především v ujasnění worklflow pro práci s elektronickými zdroji na UK napříč celým jejich životním cyklem, školení fakultních knihovníků a sběr a plnění databáze daty. V současné době je implementace úspěšně ukončena a systém je v běžném provozu, což představuje průběžné doplňování dat o nakupovaných zdrojích, zdrojích ve zkušební lhůtě, obnovu a rušení předplatného, měsíční KB update, údržbu databáze a čtvrtletně instalaci nového Service Packu.

Krátce po nainstalování Verde bylo zahájeno školení knihovníků. Základní seminář pro knihovníky na UK byl jednodenní. První část školení byla věnována vyhledávání a prohlížení dat, druhá část sběru, vkládání a editaci dat. Do dnešního dne se základního semináře zúčastnilo celkem 28 knihovníků z 16 fakult a součástí UK. Na školení navazovaly konzultační dny, ve kterých školitel Verde osobně navštívil danou fakultu a konzultoval s knihovníky dotazy a připomínky.

Ke každému předplacenému zdroji na UK bylo nutné shromáždit velké množství dat potřebných pro jejich správu a provoz. Knihovníci získávali podklady ze svých „archivů" (vlastní archivy, různé datové soubory, letáky, statistiky, webové stránky) a vkládali je do Verde ručně či pomocí systémových nástrojů pro import dat. Chybějící podklady bylo potřeba žádat u dodavatelů či poskytovatelů předplacených zdrojů, což často představovalo zdlouhavý proces. Na webových stránkách systému http://verde.cuni.cz/ jsou každý měsíc vystavovány statistické údaje k datům uloženým ve Verde (počty zdrojů spravovaných celouniverzitně a na jednotlivých fakultách). K dnešnímu dni je kromě samostatně předplácených e-časopisů na UK aktivováno 132 předplacených a 94 volně dostupných plnotextových databází obsahujících e-časopisy, e-knihy a referenční zdroje.

Data uložená ve znalostní bázi sdílí každý zaměstnanec pracující s EIZ a proškolený v systému Verde. Sofistikovaný způsob nastavování uživatelských práv v systému Verde dovoluje uchovávat ve znalostní bázi citlivé informace. Například k licenčním záznamům může mít přístup pouze knihovník, který má licence ve své kompetenci, k vyhledávání v katalogu EIZ může mít naopak přístup každý knihovník. Znalostní báze obsahuje informace o začátku a konci předplatného, seznam knihoven, které mají ke zdroji přístup, údaje o osobách, které za zdroj zodpovídají, rozsahy IP adres, kontakty na kolegy, kontakty na dodavatele a poskytovatele zdrojů, URL adresy pro přímý a vzdálený přístup, uživatelská jména a hesla pro vstup do webového rozhraní administrace zdrojů a uživatelských statistik a další užitečná data, to vše na jednom místě. Kromě knihovníků z fakultních knihoven čerpají informace z Verde také správci systémů SFX, EZProxy, MetaLib a PEZ. Díky synchronizaci Verde s SFX není potřeba podruhé ručně aktivovat předplacené EIZ také v systému SFX, který nabízí služby uživatelům knihoven. Změny provedené u předplacených titulů ve Verde se automaticky promítnou v SFX. Tato funkce markantně šetří čas správci SFX.            

Navzdory tomu, že implementace systému Verde na UK  byla náročná a poněkud pozměnila zažitý způsob správy EIZ, jsou změny vynucené implementací hodnoceny knihovnickou komunitou UK pozitivně. V důsledku implementačních změn mají knihovníci na UK mnohem větší přehled o tom, v jaké fázi životního cyklu se každý EIZ nachází, šetří čas při vyhledávání informací, o EIZ byly sesbírány důležité informace, které doposud většinu z knihovníků nezajímaly (např. podporuje poskytovatel statistiky ve formátu COUNTER a služby SUSHI, federativní vyhledávání, vzdálený přístup a OpenURL?). V návaznosti na četné otázky ze strany knihoven se nutně musí zlepšit i služby dodavatelů/poskytovatelů EIZ (např. připojení se k projektu COUTNER, SUSHI, pohotovější reakce na požadavky knihoven). Investice do systému Verde vedla k potřebné inventuře stavu EIZ na UK.

Fáze životního cyklu elektronických informačních zdrojů a výhody systému Verde pro UK

1) První fází životního cyklu je zjištění, vytipování zdroje. V této fázi Verde poskytuje knihovníkům na UK důležitou informaci o obsahu databáze, kterou mají zájem vyzkoušet a případně koupit. Systém umožňuje analyzovat, ve kterých dalších databázích se tituly z uvažované databáze nacházejí, které z vyhledaných databází má již knihovna předplacené a které nikoliv, jaké je časové pokrytí časopisu v jednotlivých databázích a v jakém uživatelském rozhraní je databáze uživatelům přístupná.

2) Další fází životního cyklu je testování a zkušební přístup ke zdroji. Systém Verde slouží k registraci všech trialů přístupných pro uživatele knihoven UK. Fakultní knihovníci mohou zjistit, které zdroje právě jsou, nebo které byly zpřístupněny ve zkušební době, které zdroje se knihovna po uplynutí zkušební doby rozhodla nakoupit a které nikoliv. Knihovníků, kteří jsou zodpovědní za zpřístupnění zdroje, systém zasílá zprávy s upozorněním na nově aktivovaný trial či právě ukončený trial. Takto oslovení knihovníci mohou k hodnocenému zdroji vložit svá doporučení. Pokud je zdroj po ukončení trialu nakoupen a toto rozhodnutí zaznamenáno v trialovém záznamu, postupuje knihovník podle vytvořeného workflow k další fázi životního cyklu EIZ.

3) Klíčovou funkcí systému Verde jsou záznamy týkající se akvizice a licence. V systému jsou uložena veškerá kvantifikovatelná data jako je cena, počet současně pracujících uživatelů, doba předplatného, možnosti obnovení předplatného, která knihovna UK zdroj financuje a z jakých finančních prostředků, u kterého dodavatele/poskytovatele byl zdroj nakoupen, číslo faktury z AKS, v jaké výši byla na zdroj poskytnuta sleva, o kolik procent ročně garantovaně roste cena atd. Navíc jsou v systému uchovávány plné texty licencí, do kterých pak lze kdykoliv znovu nahlédnout.

4) Aktivní využívání EIZ a sledování jejich využívanosti: knihovníci na UK nacházejí v systému Verde odpovědi na otázky týkající se technické podpory EIZ. Vyskytne-li se problém s přístupem ke zdroji, uživatelé ve Verde najdou kontakt na zodpovědnou osobu, mohou zaznamenávat vývoj řešení problému. Ve Verde jsou ukládány dostupné informace pro přístup k uživatelským statistikám a administraci zdrojů. K detailní analýze uživatelských statistik z různých hledisek je využívána služba Ustat, která umožňuje stahování statistik od producentů databází pomocí protokolu SUSHI. Synchronizační proces zajišťuje aktivaci předplacených EIZ v systému SFX pro studenty a pedagogy na UK.

Rozhodování o zrušení či obnovení předplatného: kombinace uživatelských statistik a údajů o ceně usnadňují knihovníkům rozhodování o obnovení či zrušení předplatného. Hodnotit mohou i spolehlivost a vstřícnost poskytovatele podle záznamů o průběhu řešení problému s přístupem ke zdroji. I když se knihovníci rozhodnou přístup do zdroje neobnovit, bude pravděpodobně nutné spravovat archivy, ke kterým má knihovna nadále přístupová práva. Verde k tomu účelu archivuje akviziční, licenční, přístupové i administrativní záznamy za jednotlivá předplatná období.

Literatura

Beitlová, Michaela. Zelená pro správu elektronických informačních zdrojů. Ikaros [online]. 2010, roč. 14, č. 2 [cit. 05.01.2011]. Dostupný na World Wide Web: <http://www.ikaros.cz/node/5974>. ISSN 1212-5075.

 

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

1 komentář

Obrázek uživatele admin
Anonym
13. 1. 2011

Bylo by na miste sjednotit zapis jmena jedne a teze organizace, viz

1.

Verde na Univerzitě Karlově v Praze

2. 

server University Karlovy v Praze

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback