Technologie a týmy

Tento jednodenný seminár pod vedením Petra Škyříka a Jana Zikušku bol zameraný na porozumenie tímovej spolupráci a predstavenie online nástrojov, ktoré v nej môžu napomôcť formou praktického workshopu.

Doobednú časť semináru si vzal pod taktovku Petr Škyřík, ktorého iste nemusím nikomu obsiahlejšie predstavovať. Na úvod - ako je už na seminároch PARTSIP-u a KISK-u tradíciou - sa odohralo vzájomné predstavenie. S ohľadom na tému semináru prebehlo v online prostredí aplikácie GoogleModerator - každý zo zúčastnených okrem mena zadal aj dôvod, prečo je na kurze, na škále od 1 do 10 ohodnotil svoje technologické znalosti a na rozohriatie zodpovedal aj otázku, čo si myslí o Facebooku.

"Čo je to tím a aké má spoločné menovatele?", pýta sa Petr a s pomocou zúčastnených si hneď aj odpovedá. Tím má 3-12 členov, ideálny počet je 7. Dôležitý je jasne definovaný cieľ, ktorý majú členovia tímu spoločný. V tímovej spolupráci existujú rozličné role. Rozdelenie práce by malo byť rovnomerné - Petr však odporúča radšej sa venovať iba svojej práci ako sledovať, koľko toho robia ostatní a následne prepadať pocitu, že ste jediný kto pracuje - k tomu, aby bola práca rozdelená rovnomerne vám pomôžu aplikácie typu TO DO (existuje napr. aj ako súčasť Basecampu). Dôležitá je otvorená a pravidelná komunikácia, flexibilita (rýchle reagovanie na zmeny) a neustále zlepšovanie sa (najmä v dnešnej dobe, kedy sa s rozvojom technológií neustále vytvárajú nové pracovné miesta - napr. správcovia online sociálnych sietí).

Pokračujeme vyplnením dotazníku o problémoch v týme vytvorenom v GoogleDocs.

Petr nabáda, aby sme pred každým využitím nástroju sa spýtali "prečo" by sme mali použiť práve ten - ak si 5x odpovieme, je použitie v poriadku. Zároveň zdôrazňuje, že je lepšie použiť jednoduchší nástroj, ktorý neponúka až toľko možností, ako zložitejší, ktorý môže účastníkov tímu zbytočne odradiť.

Ako teda vybrať vhodný nástroj a ako efektívne spolupracovať v rámci tímu?

Odpovedzte si na nasledujúce otázky:

1. Aký druh problému má tím?

2. Ako dlho sa s týmto problémom potýka?

3. Čo bráni jednotlivým členom tímu pracovať tak efektívne, ako by si priali?

4. Riešia tieto problémy všetci členovia tímu, alebo sú niektorí ovplyvnení viac ako ostatni?

5. Ako by sa dalo posilniť to, čo funguje dobre?

6. Čo sa musí zmeniť, aby sa zlepšila výkonnosť tímu?

7. Čo musí spraviť vedúci tímu?

8. Existujú mimo tímu faktory, ktoré bránia jeho výkonnosti?

Vraciame sa ku Google Moderator a tentokrát skúšame položiť otázku sami a vzájomne si na svoje otázky týkajúce sa týmovej spolupráce a technológií odpovedať - kolegov sa pýtame napríklad na to, či je využitie technológií naozaj nutné alebo aký nástroj je v konkrétnej situácii najvhodnejší.

Po prvej prestávke sme sa spolu s Petrom Škyříkom pozreli na zúbok CSCW, teda Computer Supported Cooperative Work (počítačom podporovaná týmová spolupráca, viac informácií o nej nájdete napríklad v článku Knihovnického zpravodaje Vysočiny). CSCW zahŕňa  nástroje na komunikáciu, kooperáciu a koordináciu, ďalej sa nástroje delia na synchrónne (ktoré zahŕňajú komunikáciu v reálnom čase, ako napr. chat) a asynchrónne, ktoré nevyžadujú okamžitú odozvu (napr. email).


Petr Škyřík rozpráva o CSCW

Do komunikačných technológií patria napríklad emaily, či instant messaging, rátame do nich aj odstredivé technológie (komunikácia ide smerom od vás, jej adresáti na vás nemusia reagovať) ako sú napr. blogy.

Nasleduje krátke predstavenie koordinačných nástrojov medzi ktoré patrí napríklad Doodle, jednoduchý nástroj na plánovanie a hlasovanie o účasti na udalostiach, ktorý sme si neskôr vyskúšali aj v praxi. Petr nám predčíta tri základné otázky, na ktoré si máme odpovedať, aby sme projekt správne zorganizovali. Sú to:

1. Čo sa má robiť?

2. Kto to má robiť?

3. Dokedy sa to má spraviť?

Na záver bloku, ktorý prednášal Petr Škyřík si uvedieme ešte príklad nástroja na kooperáciu - je to (na dnešnom seminári hojne používaná) aplikácia Google Docs.

Poobedňajší blok s Janom Zikuškom sa venuje hlavne praktickému využitiu nástrojov, ktoré sme si predtým popísali a zaradili a prináša alternatívy k známejším aplikáciám. Prichádzame k prvému väčšiemu cvičeniu dnešného seminára: za 7 minút vymyslieť názov a tému trojdennej konferencie, ktorú by sme chceli usporiadať v ČR. Téma nebude podobná žiadnej inej konferencii. Na konferencii sa musíme dohodnúť v online prostredí Facebookovej skupiny. Vďaka aktivite účastníkov seminára sa nám to nakoniec podarí, už tu je však zreteľné, že online komunikácia má svoje úskalia.

Workshop pokračuje vytvorením spoločnej básne v Google Docs - tím obdivuje flexibilitu tejto aplikácie, je však zreteľné, že hromadná úprava jedného dokumentu v reálnom čase je trochu problematická.

Po niekoľkých praktických ukážkach hlasovania v Doodle nám Honza Zikuška demonštruje prácu v Blackboard Collaborate, aplikácii na virtuálne stretnutia, ktorú môžu využívať školské skupiny a pod.

V ďalšej časti semináru sme sa zamerali na koordinačné nástroje a ukázali si aplikácie na spravovanie projektov  - pre nás asi najznámejší Basecamp a jeho alternatívy ActiveCollab a český Easyproject. Nakrátko neobišli ani TO-DO aplikácie, návštevníci semináru si mohli prezrieť jednoduchú RememberTheMilk a štrukturovanejšiu ToodleDo. (Obe aplikácie existujú aj vo verziách pre smartphony, takže nie je problém prepojiť prácu s počítačom a mobilom, prípadne tabletom).


Jan Zikuška sa pýta zúčastnených, aké nástroje používajú

Nasledovala aktivita v ktorej sme sa mali v obmedzenom časovom limite dohodnúť bez slov (cez e-mail) na spoločnej komunikačnej platforme. S ohľadom na nedostatok času sme vynechali chatové platformy typu ICQ, ktoré síce boli účelu najbližšie, ale vyžadovali registráciu/sťahovanie software/hľadanie už existujúceho loginu a opäť sme využili spoločný Dokument. V tejto aplikácii sme sa neskôr mali zhodnúť na 10 veciach, ktoré má náš tím spoločné a 5 veciach, v ktorých je každý člen týmu unikátny. Pri tejto aktivite sa okrem precvičovania znalosti technológií prejavili aj tímové role, členovia tímu s vodcovskými sklonmi určovali nasledujúci postup, ďalší členovia zase upravovali formu celého dokumentu.

V podobnom duchu sa odohrávalo aj nasledujúce cvičenie - vymyslieť pravidlá pre Národní knihovnu. V tejto aktivite už väčšina tímu naplno popustila uzdy svojej kreativite a tak asi neprekvapí, že sa s gustom schvaľovali aj pravidlá typu "muži od 18 do 30 rokov, atletickej postavy, priložia k žiadosti o preukaz aj fotku v plavkách rozmeru minimálne 29x21 cm".

Napokon sme si vyskúšali ešte aplikáciu Capsacz - český nástroj na zdieľanie dát (podobne funguje napr. Dropbox), ktorý naviac umožňuje aj projektovú správu - zadávanie úloh ostatným v tíme a pod. Capsa je platený nástroj, ale obsahuje aj funkčnú verziu, ktorá sa dá použiť zadarmo.

Ako výstup z workshopu sme sa vrátili k dokumentu v ktorom sme skladali spoločnú báseň a odpovedali sme na otázky, čo nás najviac zaujalo ("Rychlost komunikace, reversibilta Google Docs - má první zkušenost. / Úžasná spolupráce při tvoření KŘ NK :o) / Určitě spolupráce beze slov a přesto úspěšná.") a v čom vidíme najväčšiu výhodu technológií pri práci v tíme ("Časová úspora, většinou přehlednost, dohledatelnost informací, menší potřeba osobních schůzek. / Rychlost - možnost reakce. dostupnost. /Všechno je online - nemusím zatěžovat pevný disk ani USB flashku:o). / Potenciál kreativity, kolaborace, rychlá viditelnost úspěšnosti, vhodnosti dané technologie. /Možnost pracovat týmově kdykoliv odkudkoliv.")

Čo dodať na záver? Seminár Technologie a týmy rozhodne odporúčam všetkým, ktorých láka využitie online nástrojov na týmovú prácu, ale z nejakého dôvodu sa ich obávajú, na svoje si však prídu aj ľudia, ktorí už majú s týmito aplikáciami skúsenosti.

Fotogalerie

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

0 komentářů

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback