PARTSIP: Týmová spolupráce aneb Jak funguje virtuální tým?

Tento seminář se konal v rámci projektu PARTSIP dne 15. prosince 2010 v prostorách budovy Moravské zemské knihovny. Seminář se měl věnovat spolupráci s lidmi na dálku, jak takovou spolupráci organizovat, jaké použít nástroje a jak tedy předejít všem možným problémům při takovém druhu spolupráce.

Jako jediný přednášející byl na tento seminář pozván Daniel Franc, ředitel a majitel firmy Unisona Studio. Působí však také v americké firmě WebStudy, ve které patří k jejím zakladatelům. V této firmě pracuje na pozici ředitele vývoje. Daniel Franc vystudoval sociologii na UK v Praze a Personální management na West Chester University v USA.

Projektový manažer a jeho dovednosti

Daniel Franc zahájil seminář výčtem toho, co je důležité, aby zvládal dobrý projektový manažer:

  • Řízení komunikace a vztahů;
  • Motivování a opečovávání lidí;
  • Vedení porad a týmových řešení problémů;
  • Prevenci a řešení konfliktů;
  • Řízení vertikální a externí komunikace;
  • Řízení vnitřních a vnějších vztahů;
  • Práce s emocemi.

Užitečné nástroje pro týmovou online komunikaci

Nyní přišla řada na to, aby se všichni účastníci semináře v krátkosti představili a především uvedli, na jaké pozici ve svém zaměstnání pracují. Pro tyto účely vytvořil Daniel Franc krátký dotazník v aplikaci Google dokumenty, kde účastníkům položil několik dotazů. Tyto otázky pak sdílel tak, aby k nim měli přístup všichni účastníci a ti odpovídali. Z tohoto dotazníku vyšlo najevo, že se semináře zúčastnili především studenti, zaměstnanci knihoven a vyučující na univerzitách. Někteří účastníci mají účet na více než deseti internetových stránkách a tráví více než 5 hodin denně na internetu. Většina ze zúčastněných nevede žádný projekt, někteří jich však vedou hned několik. Objevili se i účastníci, kteří vedou virtuální projekty. Nejenže se tedy tímto dotazníkem účastníci dozvěděli více jeden o druhém, ale zároveň si vyzkoušeli práci s aplikací Google dokumenty, která je dnes velmi používaná při týmových pracích v komunikaci mezi virtuálními týmy. Výhodou práce s touto aplikací je snadné sdílení dokumentu tak, aby k němu měli přístup všichni, kteří na něm mají za úkol provádět nějaké úpravy.

Další aplikací, která je podle Daniela France velmi užitečná je Google moderator, která je vlastně takovou kombinací diskuze a ankety. Uživatelé zde mohou psát své dotazy a jiní na ně mohou odpovídat či hlasovat o kvalitě a zajímavosti dotazu nebo odpovědi. Některé dotazy tak mohou patřit k oblíbenějším a jiné už takový zájem nevzbuzují. Ty uživatelsky méně zajímavé patří tedy k tématům Dlouhého chvostu (Long tail).

Existuje aplikace NING, kde uživatelé zakládají komunity okolo různých témat, která jsou velmi často Longtailová. Pokud se tedy o nějaké téma zajímají v České republice třeba pouze tři lidé, díky těmto stránkám se mohou najít a diskutovat. Příkladem tak může být i komunita kolem tak specifického tématu jako je šití oblečků pro kačery.

Během celého semináře ke každému tématu přednášející průběžně doporučoval další nástroje. Mezi nejužitečnější nástroje pro asynchronní sdílení zařadil kromě již zmíněných Google dokumentů i další, a to: Zoho, Media Wiki, uloz.to, delicious.com, Google notebook, Evernote, Google reader ad. Za užitečné nástroje pro spolutvorbu považuje: AbakoWiki, MediaWiki, Google weby, Joho atd.

Účastnice semináře o přestávce 

Účastnice semináře o přestávce.

Komunita, tým, virtuální tým

Poté přednášející nastínil rozdíly mezi pojmy tým a komunita. Komunita na rozdíl od týmu nemá většinou ohraničen počet členů a není u ní pevně definován cíl toho, co dělá. Když Daniel Franc popsal hlavní rozdíly, dále se blíže věnoval komunitám. Vyjmenoval nám hlavní cíle komunit a také jejich typy. Komunity se sdružují především za těmito cíli: spolutvorba, marketing, obchod a networking. Poté přednášející vyjmenoval a stručně charakterizoval základní typy komunit:

  • Tematické komunity - otevřené, sdružující se kolem určitého tématu;
  • Tvůrčí komunity - vytvářejí určité hodnoty;
  • Expertní komunity - uzavřené, vytvářejí určité znalosti;
  • Značkové komunity - sdružují se okolo nějaké značky, kterou podporují a propagují (Google);
  • Učící se komunity - mají za cíl vzdělávání;
  • Podpůrné komunity - spolek, který se vzájemně podporuje, aby dosáhl určitého cíle (spolek hubnoucích žen).

Dále se pak přednášející zabýval týmy, kterým se měl tento seminář věnovat především. K bližšímu probrání komunit pak odkázal na seminář příští. V prvé řadě specifikoval charakteristické rysy týmu:

  • Má dvě a více jednotek;
  • Fungují zde vzájemné interakce;
  • Členové týmu se cítí jako MY;
  • Mají své kolektivní normy;
  • Sdílejí kolektivní cíle;
  • Uvědomují si jeden druhého.

Přednášející poté popsal, jak vypadá a z čeho se skládá tzv. Týmová matice. Tu tvoří: sdílené cíle, kvalitní vztahy, vhodná struktura, kvalitní procesy (dohody), kvalitní komunikace a možnosti rozvoje. Bez těchto prvků by tým nemohl fungovat kvalitně.

Daniel Franc přednáší o tom, jak vypadá týmová matice 

Daniel Franc přednáší o tom, jak vypadá týmová matice.

Své specifické vlastnosti má především virtuální tým. Daniel Franc se nejprve zaměřil na to, co vlastně virtuální tým je:

  • Funkční tým se vzájemnými závislostmi, sdílenou zodpovědností, řešící úkol nebo projekt;
  • Členové týmu jsou geograficky rozprostřeni;
  • Spoléhají na elektronickou komunikaci více, než na klasickou face to face komunikaci.

Mylně bývají často označovány za virtuální tým, ale v žádném případě jimi nejsou i tyto příklady:

  • Skupina lidí setkávající se online, ale na ničem nepracuje;
  • Tým využívající počítače k občasné komunikaci;
  • Tým, kde převažuje offline setkávání a komunikace.

Za velmi důležitou označil přednášející skutečnost, že každý virtuální tým má pět rovin, které jsou pro jeho funkci zásadní:

  • Manažerská (úkolová komunikace, rozhodování, plánování, termínování);
  • Předmětná (sběr názorů, spolutvorba idejí, sdílení obsahu);
  • Technická (volba vhodné technologie, technická podpora, zaučení uživatelů);
  • Sociální (podpora důvěry, sociálních vazeb a týmové atmosféry);
  • Externí (fakturace a finance, newslettery, prezentace projektů).

Důvěra v týmu

Pro tým jako takový a především pro týmy virtuální je nezbytná důvěra. V prvé řadě je to důvěra interpersonální čili důvěra mezi samotnými členy týmu. Ta se skládá ze tří rovin:

  • Důvěra ve spolehlivost - členové týmu musí úkoly plnit odpovědně a nejlépe včas;
  • Důvěra v pravdomluvnost - členové týmu nesmí zatajovat nebo úmyslně lživě přetvářet žádná fakta;
  • Důvěra v kompetentnost - každý z členů by měl pracovat jen na úkolech, pro které je kompetentní.

Je-li v týmu někdo kompetentnější pro určitou práci než samotný projektový manažer, je dobré dát mu to najevo, ale v žádném případě se před tímto členem neponižovat. Pouze je užitečné dopředu odkrýt všechny role. Dalším typem důvěry v týmu je důvěra vůči pracovním aspektům. Tu přednášející rozdělil takto:

  • Důvěra v procesy - správnost procesů, které vedou k cíli;
  • Důvěra v efekt;
  • Víra ve smysl - práce, kterou jsme odvedli, by měla být nějakým způsobem v budoucnu upotřebitelná.

Motivace týmu

Důležité je, aby vedení dokázalo své zaměstnance v týmu správně motivovat. Toto se dá dělat různými způsoby. Ředitel může nabídnout, že po zdařilém ukončení projektu dostanou zaměstnanci finanční bonusy, věcné dary či zážitkové dary (večeře, masáže, ...). Je nezbytné, aby zaměstnanci věděli, proč práci dělají. V opačném případě ztrácejí smysl své práce, a to je silně demotivuje.

Ve virtuálních týmech je to s motivováním zaměstnanců o mnoho složitější než v týmech obyčejných. Zaměstnance motivuje už příslušnost do určitého týmu, pomáhá mu, že zná své týmové kolegy. Ví, jak vypadají a jakým stylem hovoří. V komunikaci vidí, jak se tváří. Toto je u virtuální komunikace velký problém. Proto Daniel Franc upozorňuje, že by každý zaměstnanec měl mít na komunikačních serverech u svého profilu fotografii. Každý virtuální tým by se měl na začátku alespoň jednou sejít k face to face komunikaci. Je dobré uspořádat firemní večírek na seznámení a pak, je-li to možné, čas od času uspořádat i další setkání týmu, protože zde existuje opravdu velké riziko odcizení.

Daniel Franc uvedl dva testy, jak poznat, zda je zaměstnanec pro svou práci řádně zapálen a motivován:

  • Test nedělního oběda - tento test spočívá v tom, že jedině zapálený zaměstnanec je schopen u nedělního oběda u své tchýně a tchána z ničeho nic začít mluvit nadšeně o své práci;
  • Telefonní test - V situaci, kdy zaměstnanci jeho nadřízený zavolá o víkendu, je i tak zaměstnanec velmi rychle dostupný a v hlase má nadšení.

Synergie týmu

Dále přednášející popsal, jak by měl správně fungovat tým, aby z komunikace mezi jednotlivými členy vzešla přidaná hodnota. Synergie je hodnota, která vzejde pouze komunikací mezi dvěma a více lidmi. Přednášející uvedl i matematické vyjádření vzniklé přidané hodnoty při správné synergické komunikaci týmu: 1 + 1 = 3.

První jednička ve výše uvedeném vyjádření představuje jednoho člena týmu, který má určitý nápad, druhá jednička zastupuje dalšího člena, který k prvnímu nápadu přidá něco, co ho v této souvislosti napadne. Konečně trojka vyjadřuje právě tu přidanou hodnotu, která vzniká jen při úspěšné komunikaci. Výsledek je tedy větší než pouhý součet nápadů.

Závěrem

Všichni účastníci považovali tento seminář za jeden z nejzdařilejších, který se v rámci projektu PARTSIP tento semestr konal. Vzhledem k tomu, že byl v tomto roce poslední, účastníci si libovali, že byl skvělou tečkou za prací projektu PARTSIP v roce 2010. Daniel Franc byl velmi dobře hodnocen především pro interaktivní pojetí semináře. Všichni zúčastnění se shodli, že se velmi těší na další seminář s tímto přednášejícím, který se bude blíže věnovat komunitám.

Fotogalerie

Líbil se vám článek?
Stáhnout článek v PDF

0 komentářů

Přidat komentář

(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.
(If you're a human, don't change the following field)
Your first name.

Přečtěte si také

Přihlášení Registrace
RSS Facebook Twitter YouTube
Zobrazit standardní verzi webu

Taky děláme

Feedback